Definisi Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning dan merujuk kepada perangkat lunak atau sistem yang digunakan perusahaan untuk merencanakan dan mengelola aktivitas bisnis sehari-hari seperti supply chain, produksi, service, keuangan dan proses bisnis lainya. Perangkat lunak ERP dapat digunakan untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan aktivitas-aktivitas tersebut di seluruh departemen, seperti akuntansi dan pengadaan, manajemen proyek, manajemen hubungan pelanggan, manajemen resiko, compliance dan operasional supply chain.
Aplikasi ERP umumnya menawarkan layanan SaaS (Software as a service) yaitu layanan aplikasi yang dikelola secara terpusat melalui data center dan diakses melalui internet, sementara aplikasi ERP yang lengkap memiliki sistem yang dapat berkomunikasi secara efektif yang mampu mengintegrasikan seluruh proses bisnis perusahaan dalam hal pertukaran data, dan memungkinkan untuk bisa terintegrasi dengan sistem luar.
ERP menghubungkan setiap aspek perusahaan. Software ERP memungkinkan kinerja dan manajemen proyek yang lebih baik dalam melakukan perencanaan, menyusun anggaran, memprediksi, dan melaporkan secara akurat kondisi keuangan perusahaan.
What is an ERP System?
Individual ERP applications can offer software as a service (SaaS), while a complete suite of ERP applications forms an ERP system that can be used to effectively communicate and bring together a variety of business processes. ERP systems enable a flow of data between individual applications, typically through common databases either on-site/on-premise or in the cloud.
ERPs connect every aspect of an enterprise. An ERP software system allows for better performance and project management that helps plan, budget, predict and accurately report on an organization’s financial health and processes. ERP systems have become essential for businesses small, medium, and large across many industries.
Sejarah ERP (Enterprise Resource Planning)
Istilah "ERP" pertama kali digunakan pada tahun 1990-an oleh Gartner Group, tetapi perangkat lunak dan sistem perencanaan sumber daya perusahaan telah digunakan di industri manufaktur selama lebih dari 100 tahun dan terus berkembang seiring pertumbuhan dan perubahan yang terjadi pada dunia industri.
Kronologi ERP :
- 1913: Seorang insinyur bernama Ford Whitman Harris mengembangkan model Economic Order Quantity (EOQ), sistem manufaktur berbasis kertas untuk penjadwalan produksi.
- 1964: Toolmaker Black and Decker mengadopsi solusi Material Requirement Planning (MRP) pertama yang menggabungkan EOQ dengan komputer mainframe.
- 1970s-1980s:Teknologi komputer berkembang dan konsep perangkat lunak digunakan di berbagai jenis aktivitas bisnis di luar manufaktur, termasuk keuangan, data HRD, dan Customer Relationship Management (CRM).
- 1983: MRP II dikembangkan dan menampilkan "modul-modul" yang mampu mengintegrasikan komponen inti manufaktur yang kemudian disebut sebagai sistem shared-data. Artinya, data-data tersebut bisa diakses oleh banyak departemen di dalam perusahaan, bukan data yang berdiri sendiri.
- 1990S-2000S: Gartner Group menyebut sistem ini sebagai ERP untuk pertama kalinya untuk membedakannya dengan MRP. Sistem ERP diperluas dan mencakup BI sekaligus menangani fungsi lain seperti Sales Force Automation (SFA), Marketing Automation dan eCommerce.
- 2000-2005: Solusi perangkat lunak ERP berbasis cloud hadir saat produsen perangkat lunak ERP menciptakan produk "Internet Enabled", memberikan alternatif bagi sistem tradisional on-premise
- Sekarang: Software-as-a-Service (SaaS) dan Anything-as-a-Service (XaaS) menawarkan ERP model baru. Akses berbasis web jarak jauh untuk solusi cloud ERP menyediakan solusi seluler, keamanan, dan integrasi dengan industri yang terus berubah dan teknologi pintar, termasuk integrasi dengan Internet of Things (IoT), Internet of Everything (IoE), dan bahkan media sosial untuk memberikan solusi layanan komprehensif untuk setiap industri
Ingin tahu lebih mengenai Heroes of Manufacturing?
Bagaimana sistem ERP bekerja?
Tujuan utama dari sistem ERP adalah untuk meningkatkan efisiensi perusahaan dengan cara mengelola dan meningkatkan pemanfaatan sumber daya perusahaan. Menambah dan/atau mengurangi jumlah sumber daya yang diperlukan tanpa mengorbankan kualitas dan kinerja adalah kunci untuk meningkatkan pertumbuhan dan profitabilitas bisnis secara efektif.
Sistem ERP biasanya mencakup semua aspek operasional bisnis, beberapa karakteristiknya adalah sebagai berikut:
- Sistem yang terintegrasi
- Database yang dipakai secara umum
- Proses nya operation nya real-time
- Tim Support
- User interface antar aplikasi
- Menggunakan On-Premise, Cloud atau SAAS
Software ERP memiliki kemampuan untuk mengumpulkan dan membandingkan data di seluruh departemen dan menyediakan sejumlah laporan yang komprehensif bagi para user nya. Data yang dikumpulkan membuat pencarian dan pelaporan data lebih cepat dan memberikan gambaran lengkap tentang kinerja bisnis serta informasi detail mengenai biaya-biaya yang sudah dikeluarkan.
Software ERP mampu mengintegrasikan seluruh laporan dan proses otomasi tanpa harus dipusingkan dengan database atau file spreadsheets yang terpisah, yang masih harus digabungkan secara manual untuk menghasilkan laporan yang akurat. Pengumpulan data dan penggabungan laporan ini menawarkan banyak kelebihan, salah satu contohnya perusahaan bisa mengetahui proses yang perlu dipangkas sehingga dapat mengurangi biaya dan juga memberikan informasi untuk membuat keputusan bisnis secara real-time.
Berbagai macam jenis Sistem ERP dan Penerapannya
Software ERP dianggap sebagai jenis "aplikasi perusahaan", yang mengacu pada perangkat lunak yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dan meningkatkan kinerja bisnis. Ada banyak software ERP yang tersedia saat ini, yang kebutuhannya tergantung pada besar-kecilnya perusahaan, fungsi, dan kebutuhan operation nya. Jenis software ERP umumnya mengacu pada opsi implementasi dan mencakup cloud ERP, ERP on-premise dan hybrid ERP (sebagian di cloud dan sebagian lainnya di on-premise).
Setiap software ERP sering kali disesuaikan dengan berbagai aspek bisnis perusahaan, memenuhi kebutuhan bisnis organisasi, dan memiliki metode penerapan yang berbeda.
Big Business ERP vs. Small Business ERP
Sebelumnya "ERP untuk Perusahaan skala besar" ditujukan bagi organisasi yang membutuhkan banyak personil untuk mengurusi bagian IT serta melakukan tugas lainnya untuk menganalisis, menyesuaikan, meningkatkan, dan menerapkan solusi perangkat lunak mereka.
Ungkapan “Small Business ERP” atau “SME (small and medium-sized enterprise) ERP” biasanya mengacu pada sistem perangkat lunak ERP dengan aplikasi manajemen bisnis yang biasanya dibuat untuk memenuhi kebutuhan spesifik untuk bisnis kecil hingga menengah
Saat ini, frasa ini sudah jarang digunakan karena faktor utama nya bukan dilihat dari ukuran perusahaan melainkan pendekatan apakah sistem ERP secara efektif mampu menangani kebutuhan bisnis saat ini dan masa depan atau tidak, tidak peduli lagi ukuran organisasi. Sangat penting bahwa organisasi mempertimbangkan dan memilih sistem ERP yang menghilangkan kebutuhan untuk penyesuaian yang mahal, beradaptasi dengan laju perubahan bisnis yang cepat, mengatasi teknologi masa depan dan memenuhi persyaratan lain yang teridentifikasi.
Berbagai jenis sistem ERP : Cloud vs On Premise vs Hybrid
Ada tiga jenis utama sistem ERP yang bisa menjadi pilihan. Jenis sistem ERP yang paling umum adalah cloud ERP, on-premise ERP, dan hybrid ERP.
Software ERP On-Premise diimplementasikan di tempat dan di maintenance di ruang kantor secara fisik dalam suatu organisasi, di-host di komputer dan server perusahaan sendiri untuk kontrol penuh, support, dan kepemilikan seluruh sistem setelah diterapkan.
Ada tiga jenis utama sistem ERP yang bisa menjadi pilihan. Jenis sistem ERP yang paling umum adalah cloud ERP, on-premise ERP, dan hybrid ERP.
Software ERP On-Premise diimplementasikan di tempat dan di maintenance di ruang kantor secara fisik dalam suatu organisasi, di-host di komputer dan server perusahaan sendiri untuk kontrol penuh, support, dan kepemilikan seluruh sistem setelah diterapkan.
Software ERP berbasis cloud adalah solusi berbasis web, yang dikenal sebagai Software as a Service (SaaS), di mana organisasi mengakses dan menyimpan data pada perangkat apa pun dengan koneksi internet. Konsep cloud ini umumnya menggunakan skema pricing subscription (berlangganan). Support yang berkelanjutan, update program, training program, dan customization yang fleksibel yang disediakan oleh penyedia software ERP nya.
Software ERP “Hybrid” mengacu pada implementasi gabungan dari solusi sistem ERP berbasis cloud dan on-premise. Kombinasi layanan hosting dan penerapan bervariasi menurut penyedia. Model ini dapat memberikan pengguna ERP lebih fleksibel untuk bermigrasi di antara model pengiriman, atau mengintegrasikan manfaat yang tidak tersedia dalam implementasi yang ada
Setiap vendor ERP mempunyai model implementasi yang berbeda-beda. Kombinasi opsi, sering disebut sebagai penerapan "hybrid" dapat menawarkan kombinasi layanan hosting dan pengembangan. Model hibrida ini dapat memberikan solusi ERP yang fleksibel kepada pengguna dan mengintegrasikan manfaat yang mungkin tidak tersedia dalam implementasi yang ada
Apa manfaat ERP bagi industri?
Software ERP dapat digunakan di industri apapun untuk membantu bisnis menjadi lebih efektif dan efisien. ERP menyediakan sarana komunikasi yang efektif yang dapat mengelola informasi antar departemen, membantu operasional sehari-hari untuk mengelola proyek, melacak kepatuhan terhadap standar industry compliance, dan menangani seluk-beluk sehari-hari yang datang dengan menjalankan bisnis.
Inti dari software perencanaan perusahaan berkaitan erat dengan proses manufaktur, ada solusi ERP manufaktur yang melayani berbagai industri tertentu. Sistem perangkat lunak ERP sangat beragam dan merupakan bagian penting dari banyak industri, termasuk namun tidak terbatas pada
- Manufacturing
-
Industrial Machinery and Components
-
Construction and Home Improvement
-
Aerospace and Defense
-
Agribusiness, Farming and Agriculture
-
Healthcare and Hospitality
Seiring waktu, sistem ERP telah semakin berkembang dan memberikan support untuk aplikasi lain dan "modul ERP" yang mendukung fungsi bisnis sehari-hari. Dalam banyak sistem ERP, area fungsional umum ini dikelompokkan ke dalam modul ERP, termasuk namun tidak terbatas pada:
- Financial Accounting
- Management Accounting
- Human Resources
- Manufacturing
- Order Processing
- Supply Chain Management
- Project Management
- Customer Relationship Management (CRM)
- Data Services
Kapan bisnis Anda membutuhkan sistem ERP?
Perluasan bisnis bertujuan untuk pertumbuhan perusahaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang dengan mengetahui potensi dan tantangan bisnis. Melakukan analisis sistem dan proses secara teratur membantu mengidentifikasi kapan bisnis Anda perlu mengintegrasikan sistem ERP.
Solusi ERP harus dipertimbangkan apabila sistem dan proses bisnis Anda saat ini :
- Tidak lagi berfungsi maksimal atau tidak efisien (throttling/bottlenecking)
- Tidak lagi mendukung pertumbuhan perusahaan
- Kurangnya keamanan pada sistem yang ada saat ini sehingga cukup berisiko bagi bisnis Anda
Mengidentifikasi proses yang salah atau tidak sesuai sangat penting untuk kemajuan Perusahaan sehingga segera ditemukan solusi untuk perbaikan. Berikut adalah beberapa contoh sinyal yang menunjukan sistem atau proses tidak lagi mendukung pertumbuhan perusahaan
- Masih sangat bergantung pada database/spreadsheet/program terpisah yang memerlukan proses manual untuk pengolahan data dan sulit diakses
- Proses sehari-hari sangat memakan waktu, seperti akuntansi berbasis kertas, pelaporan keuangan, dll.
- Sales dan customer kesulitan karena data yang tidak akurat atau tidak lengkap sehingga menyebabkan kekacauan
- Proses IT yang tidak efisien/kompleks/rumit. Sistem yang ada memiliki skalabilitas yang buruk dan terfragmentasi.
- Bagian IT menghabiskan sebagian besar waktunya untuk memperbaiki/menambal sistem lama sehingga bisa mengikuti perkembangan
- Tidak mendukung teknologi baru dan canggih seperti IoT, artificial intelegence dll.
Setelah proses yang salah atau tidak sesuai diidentifikasi, Anda dapat mengambil langkah selanjutnya untuk memperbaikinya sehingga mampu mendukung pertumbuhan bisnis.
Apakah perusahaan Anda memiliki ciri-ciri Perusahaan Manufaktur Adaptif yang mampu bertahan dan berkembang?
Bagaimana ERP meningkatkan bisnis Anda?
Sistem ERP digunakan untuk membantu mengelola bisnis dengan mudah dan efisien serta mempermudah dalam mengambil keputusan yang tepat, baik skala bisnis kecil maupun besar. Sistem perangkat lunak ERP memberikan banyak manfaat bagi Perusahaan.
Manfaat ERP
- Penghematan biaya dan peningkatan efisiensi ROI.
- Meningkatkan wawasan bisnis. Mempermudah pengambilan keputusan dengan tepat.
- Mengelola Kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku, dan adanya peringatan/alarm apabila tidak sesuai.
- Mengurangi risiko. Otomasi proses bisnis inti, pekerjaan manual, dan pelaporan. Mengurangi human errors.
- Meningkatkan kolaborasi. Meningkatkan komunikasi dan koordinasi untuk efisiensi.
- Meningkatkan supply chain dan jaringan distribusi. Menggunakan MRP berdasarkan permintaan untuk prakiraan supply dan demand.
- Skalabilitas. Infrastruktur yang konsisten untuk operasional yang efisien seiring pertumbuhan bisnis Anda.
- Mengoptimalkan manajemen customer dan partner. Services, customer relationship management, dan partner serta supplier management.
Bagaimana memilih ERP sistem?
Memilih dan menerapkan sistem ERP bisa menjadi hal yang menakutkan dengan begitu banyaknya solusi untuk dipilih. Saat memilih sistem ERP, sangat penting untuk memastikan agar sistem tersebut memenuhi kebutuhan dan tujuan perusahaan Anda serta memiliki support yang diperlukan untuk menerapkan sistem ERP.
Berikut adalah hal penting untuk diperhatikan ketika Anda harus memilih sistem ERP:
Checklist untuk memilih sistem ERP
Apakah software/vendor ERP yang sedang Anda pertimbangkan :
- Memenuhi persyaratan sistem Anda?
- Selaras dengan tujuan perusahaan?
- Kompatibel dengan sistem yang ada saat ini?
- Memiliki Jaringan/Partner untuk memberikan bantuan/support lokal?
- Menyediakan opsi training dan support?
- Memiliki referensi baik dan rekomendasi dari customer?
- Terus meningkatkan dan mengembangkan pemanfaatan teknologi baru dan beradaptasi sesuai perkembangan zaman?
Setelah opsi ERP dipersempit menjadi solusi yang paling kompatibel dengan sistem dan tujuan Anda saat ini, akan sangat membantu Anda untuk membahasnya lebih lanjut bersama para pengambil keputusan di perusahaan Anda. Memiliki wawasan dan dukungan dari para pembuat keputusan dapat meningkatkan dukungan terhadap implementasi ERP di perusahaan Anda.
What is ERP Implementation?
The process of transitioning to a new ERP system varies by project and requires planning and strategizing to best fit the needs of your company. Choosing the right ERP implementation strategy is key to finding success with your new system. Implementation is an important part of any ERP project. The time and financial investment involved depends on several factors, including deployment model, system complexity, implementation strategy, company sizes and the resources dedicated to the project. Done poorly, an implementation project can eat up valuable resources. Done well, an ERP integration can set your company up for an exciting new level of success. Learn more about the steps of a successful ERP implementation below.
ERP Implementation Steps
At each step in QAD’s scalable ERP system integration process, teams should review all milestones, deliverables, and commitments and report on progress. Our strategy, called Effective On-Boarding (EOB), makes the ERP system implementation fast and easy. This EOB strategy includes the following steps.
-
Plan
During the planning phase, we engage stakeholder groups and form the project team, which will draft a plan with milestones, deliverables, as well as vendor, customer and partner resources. Governance structures such as the Steering Committee and relevant processes around change control, risk, and issue management are agreed upon and set up during this stage as well.
-
Design
Next, we hold business process workshops using built-in process maps designed around major manufacturing industry best practices. During this time, we review how closely the customer enterprise follows these industry standard processes and fill any necessary gaps, which may involve alternative process configurations or designing extensions.
We also gather customer-specific requirements for subsidiary services, such as interfacing, EDI, eInvoicing, etc. and complete the technical work to include those subsidiary services.
At the end of these workshops, we have an agreed-upon functional scope at the process-step and work-instruction level. We then configure our software with those process steps and amend the detailed work instructions accordingly to meet a customer’s specific requirements. Domain and data workshops also occur to identify data structures, cleansing and migration issues. Static data is also loaded into the system.
-
Test
QAD conducts two conference room pilots (CRPs) as well as user acceptance testing (UAT). At each testing step, errors are addressed and should become fewer with each test. The first set of CRPs usually take three to four weeks, with less time needed each round.
-
Deploy
Once UAT is complete, the team plans for the data cut-over and go-live. We draft a detailed plan for when to stop the old system and start the new to minimize any disruption. During go-live, we institute a period of highly focused customer care and support. After this hyper-care period is over and the system is fully handed over to the customer, we conduct an extensive post-project review to ultimately ensure the benefits to the customer have been realized.
ERP Implementation Strategies
There are multiple strategies for a successful ERP system implementation, each with advantages and disadvantages. Here are a few of the most common strategies to consider.
-
Single-Step Method
When using the single-step method, all users move to the new system at once. ERP benefits occur more quickly, but there is a greater risk of errors that can be harder to smooth out later in the process.
With the single-step ERP implementation strategy, you can quickly reap its benefits, such as increased productivity, improved insights, and lower operating costs. This ERP implementation strategy is ideal for users who have strict time constraints and need to complete configuration, testing and training by the projected go-live date.
-
Phased Rollout
In a phased rollout, the deployment of features, tools, and components is carried out over a period of weeks to months. This more measured approach allows for glitches to be caught and addressed more smoothly, but it does take more time to see ERP benefits, and there may be additional costs to maintain two systems at the same time.
Phased rollouts are a safe and effective ERP implementation method. Phased rollouts give organizations more time to learn core functions first and expand from there. This ERP implementation option helps give organizations peace of mind as they iron out any kinks and migrate away from their previous systems.
-
Parallel Rollout
A parallel rollout involves using a legacy system in parallel with the new system for an extended time. Parallel rollouts are typically the least risky way to implement an ERP system because it enables users to revert to a legacy system in the event of any roadblocks. This implementation method ensures that users always have access to vital functions regardless of any problems that occur.
While there is less risk involved given the legacy system is still in operation as a backup, it can be an expensive and time-consuming approach to run two systems.
-
Hybrid Approach
This approach draws from all of the above. A company may choose to do a single-step rollout of one system module but perform a more phased or parallel approach with other more complex or high-stake modules. This ERP implementation approach enables organizations to save time and money on transitioning certain functions while safeguarding vital modules that may require additional troubleshooting.
-
Engage
In this step, we meet with the customer to understand requirements, define the scope of work, set expectations, and identify timing, costs and resources. We then commit to a signed statement of work which acts as the foundation of the project.