La escena comienza en una típica sala de conferencias de la empresa Acme Manufacturing.
El equipo de ERP ha completado los talleres de procesos empresariales y tiene un alcance funcional acordado. Los distintos miembros del equipo de procesos han resuelto los problemas de configuración a través de los pilotos de la sala de conferencias. Los usuarios finales y los operarios del taller han realizado pruebas de aceptación de los usuarios. A continuación, llega el corte dinámico de datos y la puesta en marcha.
La expectativa es palpable, una combinación de emoción y respiración contenida, de que todo saldrá según lo previsto.
[Suena una música de suspense de fondo]
Esta escena se reproduce en empresas de todo el mundo, todos los días. Pero, ¿su ERP Go-Live será un éxito de ventas o un fracaso de taquilla?
Cuando la implementación de un ERP llega a la fecha de entrada en funcionamiento, los equipos están preparados, los responsables de la implementación han cortado los datos estáticos y están listo para cortar los datos dinámicos, los usuarios han sido entrenados y el equipo ha probado el sistema para cada escenario que puedan pensar. Aunque es imposible planificar todos los problemas inesperados, las mejores prácticas de la industria de QAD para la puesta en marcha dan como resultado una implementación eficaz del ERP.
Por lo general, la entrada en funcionamiento se programa durante un fin de semana. Los usuarios se desconectan del sistema antiguo el viernes y vuelven el lunes listos para utilizar el nuevo sistema. Se trata de trabajar manualmente entre esos dos días durante el menor tiempo posible, para luego ponerse al día con las transacciones del fin de semana una vez que el nuevo sistema esté en funcionamiento.
Con nuestros grandes clientes globales que operan 24 horas al día, 7 días a la semana, entendemos la importancia estratégica del proceso de puesta en marcha, que requiere que el equipo conjunto mantenga un enfoque y una atención excepcionales durante este tiempo. En el caso de los proyectos globales, la primera puesta en marcha es una oportunidad para implementar un piloto del modelo central global en una de las plantas principales, o en una oleada de plantas más pequeñas. A continuación, se realizarían más oleadas de despliegue en otras plantas o empresas.
El éxito de la puesta en marcha se caracteriza por estadísticas cuantificables sobre la resolución de problemas de forma rápida, ágil y eficaz, con una buena comunicación y planes de escalada. Todos los equipos están en alerta para asegurarse de que el proceso se desarrolla como se espera. La dirección de alto nivel está disponible para tratar cualquier problema que se plantee. QAD despliega un periodo de "hipercuidado" después de la puesta en marcha que dura entre una y cuatro semanas mientras el equipo del proyecto entrega las operaciones al equipo de soporte.
Un reciente artículo del blog de QAD describe los beneficios del éxito de la puesta en marcha del ERP.
Los equipos de implementación del ERP del cliente y de QAD se reúnen en el momento de la puesta en marcha para lanzar el nuevo sistema. Por parte del cliente, el equipo de implementación incluye
- Equipo de proyecto/personal funcional que define los procesos cubiertos por el ERP. Por lo general, hay un líder de proceso para cada función, especialmente en un proyecto global. En implantaciones de mayor envergadura, veremos un líder funcional global y representantes de cada región.
- Equipos técnicos/de TI y de aplicaciones. (En el caso de las industrias y los fabricantes más pequeños, QAD se encarga de una mayor parte del trabajo de TI).
- Miembros del consejo/alta dirección/accionistas centrados en la gestión del cambio, que proporcionan un fuerte patrocinio empresarial.
Los miembros de la implementación de QAD incluyen consultores de transformación técnica y de procesos que trabajan con los responsables funcionales y técnicos del cliente.
Los altos ejecutivos de QAD forman parte del Comité de Dirección con los altos ejecutivos del cliente para supervisar el programa.
A nivel funcional y de planta, realizamos sesiones diarias y semanales con los equipos antes de la puesta en marcha. En los niveles superiores de la organización, el comité de dirección se centra en cuestiones estratégicas antes y durante la puesta en marcha.
QAD considera realmente el proceso de implantación y puesta en marcha del ERP como una asociación igualitaria y conjunta, en la que el cliente y los expertos de QAD colaboran estrechamente con una comunicación sólida y abierta.
Las estadísticas de implementación y puesta en marcha de QAD confirman nuestro éxito en la instalación y puesta en marcha de ERP. Nada es más importante que los comentarios positivos de los clientes satisfechos.
Simon Smith, director de TI de Amtico International, líder en el mercado de suelos residenciales y comerciales especializados, describió su experiencia con la entrada en funcionamiento de QAD: "La puesta en marcha fue sorprendentemente buena. El día en que se puso en marcha, todo funcionaba como se esperaba. Fue una implementación muy exitosa".
Su colega Martin Stott, líder del proyecto, también comentó: "El Effective On Boarding de QAD tuvo el mayor impacto en todo el proceso de actualización. Llevamos la metodología EOB hasta el final y nos proporcionó un marco muy bueno para gestionar el proyecto. EOB nos dio la dirección para hacer lo que teníamos que hacer de principio a fin".
La puesta en marcha de un ERP tiene éxito cuando todo el equipo de implementación tiene éxito, y nuestro proceso de implementación de Effective On Boarding y QAD Adaptive ERP lo hace posible. Los Servicios de Consultoría y Transformación de QAD son capaces de guiar a nuestros clientes a través del proceso de go-live y proporcionar liderazgo de pensamiento en la transformación digital rápida, ágil y eficaz.
[Suena música alegre de fondo]
El equipo de ERP ha concluido los últimos pasos del proceso de Go-Live. Todos los sistemas están listos - ¡un trabajo bien hecho!
[La escena se cierra en la empresa de fabricación Acme con todos los miembros del equipo de implementación dirigiéndose a un evento de celebración conjunto seguido de un descanso muy necesario].
