Aquí hemos esbozado, en general, el proceso escalable de QAD para la implantación del ERP. En cada paso, los equipos revisan todos los objetivos, entregables y compromisos. Informan sobre el progreso, señalando cualquier desafío o problema. QAD ha creado una estrategia denominada Effective On Boarding (EOB) que hace que la implantación sea lo más rápida y eficaz posible.
EOB engloba una metodología combinada, herramientas de implementación acelerada y procesos e instrucciones de trabajo predefinidos y estándar del sector que permiten una transformación digital ágil y eficaz para nuestros clientes. Contamos con un enfoque de actualización rápida e implementación prescriptiva para los clientes más pequeños y de menor complejidad y un enfoque adaptado y escalable para nuestros clientes más grandes y complejos.
Los pasos clave se describen a continuación.
Durante el primer paso del compromiso con el cliente (con los consultores empresariales y las ventas), QAD ya está estableciendo las expectativas, comprendiendo los requisitos del cliente, definiendo el alcance del trabajo e identificando los plazos, los costes y los recursos. A continuación, los equipos se comprometen a firmar una declaración de trabajo que constituye la línea de base del proyecto o programa.
El siguiente paso es la movilización y el inicio del proyecto o programa. Implica la planificación, la participación de los grupos interesados y la formación del equipo del proyecto. El equipo elabora un plan con objetivos y resultados, e identifica los recursos de proveedores, clientes y socios (véase el ecosistema de socios de QAD).
Durante esta fase también se acuerdan y establecen las estructuras de gobierno, como el Comité de Dirección, y los procesos pertinentes en torno al control de cambios y la gestión de riesgos y problemas.
A continuación, QAD organiza talleres sobre los procesos empresariales. QAD Adaptive ERP tiene mapas de procesos incorporados adaptados a las mejores prácticas de la industria, por ejemplo, dispositivos médicos, automoción, alimentos y bebidas, industrias de productos envasados, etc. Estos procesos también contienen instrucciones de trabajo personalizadas y detalladas para cada paso del proceso.
Durante los talleres de procesos empresariales, revisamos en qué medida la empresa cliente sigue estos procesos estándar de la industria. En algunos casos, las empresas pueden tener procesos que difieren de los estándares de la industria o pueden faltar algunos por completo. QAD puede llenar esas lagunas, lo que implica configuraciones alternativas de los procesos o el diseño de extensiones.
QAD también recoge los requisitos específicos del cliente para cualquier servicio subsidiario, como la interconexión, el EDI, la facturación electrónica, etc. Completamos el trabajo técnico para incluir esos servicios subsidiarios.
Al final de los talleres de procesos de negocio, tenemos un alcance funcional acordado a nivel de pasos del proceso e instrucciones de trabajo. A continuación, configuramos nuestro software con esos pasos del proceso y modificamos las instrucciones de trabajo detalladas en consecuencia, para satisfacer los requisitos específicos de cada cliente.
También se llevan a cabo talleres de dominio y datos para identificar las estructuras de datos, la limpieza y los problemas de migración. Los datos estáticos también se cargan en el sistema.
QAD lleva a cabo dos pruebas piloto de sala de conferencias (CRP):
Probamos todo el sistema y recorremos el proceso de prueba con los equipos funcionales del cliente. Los CRP son un proceso de identificación y resolución de errores. QAD lleva a cabo un recorrido de extremo a extremo de cada proceso para registrar todo lo que no funciona, redacta una resolución y se compromete a un plazo de resolución. La primera serie de CRP suele llevar unas tres o cuatro semanas.
Tras la resolución de la primera serie de CRP, los equipos se reúnen para realizar el mismo proceso de error y resolución; esperamos que haya muchos menos errores en este paso. QAD identifica si hay que ajustar alguna extensión en esta fase. Según la experiencia de QAD, hemos comprobado que es en este momento cuando algunas empresas se replantean cómo se alinean sus operaciones con QAD Adaptive ERP y pueden realizar cambios operativos. El equipo sigue respondiendo a cualquier problema derivado de los CRP.
A continuación, se llevan a cabo las pruebas de aceptación del usuario (UAT) que conducen a la transferencia de datos y a la puesta en marcha. Las pruebas de aceptación del usuario incluyen a los usuarios y operadores reales, además de los campeones funcionales. Durante las pruebas de aceptación del usuario, la lista de posibles problemas debe ser relativamente pequeña y manejable. El equipo resuelve los problemas en el ciclo de UAT para que no haya problemas críticos o significativos pendientes al final del ciclo. Según nuestra experiencia, al final de la UAT, el equipo puede tener algunos problemas menores que resolver, por ejemplo, que afecten a los diseños de las pantallas, que no afectan al planning de la puesta en marcha. Al salir de la UAT, se toma una decisión de "sí" o "no".
Una vez finalizada la UAT, el equipo planifica la transferencia de datos y la puesta en marcha. QAD elabora un plan detallado sobre el momento en que se detendrá el sistema antiguo (preferiblemente un viernes) y se pondrá en marcha el nuevo (preferiblemente un lunes), con un periodo de inactividad breve durante el fin de semana, en el que se cortarán y cargarán los datos dinámicos. (Los datos estáticos ya se han trasladado y cargado varias veces antes de este paso).
En el momento de la puesta en marcha, QAD instituye un periodo de atención y soporte al cliente muy centrado, conocido como "hipercuidado". El equipo del proyecto entrega las operaciones de QAD Adaptive ERP al equipo de soporte y trabaja para resolver cualquier problema. Dependiendo de la complejidad del compromiso, esto puede llevar entre una y cuatro semanas. En última instancia, los equipos quieren completar el hipercuidado y pasar a un estado estable de soporte regular, con el sistema totalmente entregado al cliente.
En el caso de los programas globales con múltiples plantas, QAD crea un modelo central como parte del diseño del proceso de negocio y luego ejecuta los CRP. A continuación, lanzamos un piloto en una planta importante o en dos o tres plantas más pequeñas relacionadas y realizamos un análisis de "brechas de ajuste" para identificar cualquier requisito local crítico con respecto al modelo central. Una vez acordadas estas diferencias, se configuran/amplían y se completan el ciclo de UAT y la transición del piloto. A continuación, el piloto va seguido de un programa de despliegue en el que estos pasos se repiten en oleadas de plantas.
Una vez finalizado el periodo de hipercuidado, QAD lleva a cabo una amplia revisión posterior al proyecto, para identificar las lecciones aprendidas, destacar los éxitos del proyecto y cuantificar los objetivos alcanzados. El equipo lleva a cabo una amplia comprobación con el cliente para asegurarse de que se están obteniendo los beneficios empresariales.
La implantación del ERP funciona mejor cuando los clientes y los proveedores de soluciones son abiertos y transparentes entre sí. Los equipos necesitan ver el éxito de la implementación del ERP como un viaje y una asociación de iguales. Al seguir nuestros pasos del proceso de implementación de Effective On Boarding y QAD Adaptive ERP, los clientes obtienen un modelo efectivo y escalable para la transformación digital.
Los Servicios de Consultoría y Transformación de QAD son capaces de guiar a nuestros clientes a través del proceso de implementación y proporcionar liderazgo de pensamiento en la transformación digital rápida, ágil y eficaz.
Artículo escrito por Robin Riordan
