Definicja Planowania Zasobów Przedsiębiorstwa (Enterprise Resource Planning - ERP)
ERP to skrót od angielskiego "Enterprise Resource Planning" (Planowanie Zasobów Przesiębiorstwa) i odnosi się do oprogramowania i systemów używanych do planowania i zarządzania całym głównym łańcuchem dostaw, produkcji, usług, zasobów finansowych i innych procesów organizacji. Oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) może być wykorzystywane do automatyzacji i upraszczania poszczególnych działań w całej firmie lub organizacji, takich jak księgowość i zaopatrzenie, zarządzanie projektami, zarządzanie relacjami z klientami, zarządzanie ryzykiem, zgodność i operacje w łańcuchu dostaw.
Poszczególne aplikacje ERP mogą oferować oprogramowanie jako usługę (SaaS), podczas gdy cały pakiet aplikacji ERP tworzy kompletny system ERP, który może być używany do efektywnej komunikacji i łączenia procesów biznesowych w celu umożliwienia przepływu danych pomiędzy aplikacjami, zazwyczaj poprzez wspólne bazy danych, lokalne lub w chmurze.
Systemy ERP łączą wszystkie aspekty działalności przedsiębiorstwa. Oprogramowanie ERP pozwala na zwiększenie wydajności i lepsze zarządzanie projektami, które pomagają planować, budżetować, przewidywać i dokładnie raportować kondycję finansową organizacji i procesów.
What is an ERP System?
Individual ERP applications can offer software as a service (SaaS), while a complete suite of ERP applications forms an ERP system that can be used to effectively communicate and bring together a variety of business processes. ERP systems enable a flow of data between individual applications, typically through common databases either on-site/on-premise or in the cloud.
ERPs connect every aspect of an enterprise. An ERP software system allows for better performance and project management that helps plan, budget, predict and accurately report on an organization’s financial health and processes. ERP systems have become essential for businesses small, medium, and large across many industries.
Krótka historia ERP
Po raz pierwszy termin "ERP" został użyty w latach 90-tych XX wieku przez Grupę Gartner, ale oprogramowanie i systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa są wykorzystywane w przemyśle wytwórczym od ponad 100 lat i nadal ewoluują wraz ze zmianami i rozwojem przemysłu.
Historia/linia czasu ERP:
- 1913: Inżynier Ford Whitman Harris opracowuje model ekonomiczny EOQ (Economic Order Quantity), system do planowania produkcji stworzony "na papierze".
-
1964: Firma produkująca narzędzia, Black and Decker, wdraża pierwsze rozwiązanie do planowania wymagań materiałowych (MRP), które łączy EOQ z komputerem typu mainframe.
-
Lata 1970-1980: Technologie komputerowe ewoluują, a oprogramowanie koncepcyjne obsługuje działania biznesowe poza produkcją w tym finanse, dane dotyczące zasobów ludzkich i zarządzanie relacjami z klientami (CRM).
-
1983: Zostaje opracowany MRP II, który zawiera "moduły" i zintegrowane podstawowe komponenty produkcyjne oraz zadania produkcyjne we wspólnym systemie danych.
-
Lata 1990-2000: Grupa Gartner definiuje pojęcie "ERP", aby odróżnić je od systemów opartych wyłącznie na MRP. Systemy ERP zostały rozbudowane i obejmują inteligencję biznesową przy jednoczesnej obsłudze innych funkcji, takich jak automatyzacja sprzedaży (SFA), automatyzacja marketingu i e-commerce.
-
Lata 2000-2005: Pojawiają się rozwiązania ERP oparte na chmurze, producenci oprogramowania ERP tworzą produkty "Internetowe", stanowiące alternatywę dla tradycyjnych modeli klient-serwer.
- Dzisiaj: "Oprogramowanie jako usługa" (SaaS) i "Wszystko jako usługa" (XaaS) oferują nowe modele dostarczania oprogramowania ERP. Zdalny dostęp do rozwiązań ERP w chmurze zapewnia rozwiązania mobilne, bezpieczeństwo i integrację ze zmieniającymi się branżami i inteligentnymi technologiami, w tym integrację z Internetem of Tings (IoT), Internetemof Everything (IoE), a nawet mediami społecznościowymi, aby zapewnić kompleksowe rozwiązania dla każdej branży.
Jak działa system ERP?
Głównym celem systemu ERP jest zwiększenie efektywności organizacyjnej firmy poprzez zarządzanie i poprawę sposobu wykorzystania jej zasobów. Poprawa i / lub zmniejszenie liczby niezbędnych zasobów bez obniżania jakości i wydajności są kluczem do skutecznego rozwoju biznesu i rentowności.
Systemy ERP zwykle obejmują wszystkie aspekty działalności firmy i zapewniają:
- Zintegrowany system
- Wspólna baza danych
- Praca w czasie rzeczywistym
- Wsparcie dla wszystkich aplikacji/komponentów
- Wspólny interfejs użytkownika dla całej aplikacji/komponentów
- Wdrożenie lokalne, w chmurze lub w systemie SaaS (Software-as-a-Service)
Oprogramowanie ERP ma możliwość zbierania i porównywania metryk w różnych działach oraz dostarcza szeregu różnych raportów opartych na podstawie ról lub konkretnych preferencji użytkownika. Zebrane dane sprawiają, że wyszukiwanie i raportowanie jest szybsze i daje pełny obraz wyników biznesowych z wglądem w to, jak zasoby są wykorzystywane.
ERP synchronizuje raportowanie i automatyzację poprzez wyeliminowanie potrzeby prowadzenia oddzielnych baz danych i arkuszy kalkulacyjnych, które trzeba łączyć manualnie w celu wygenerowania raportów. To połączone zbieranie danych i raportowanie oferuje cenny wgląd, który umożliwia obniżenie kosztów i usprawnienie procesów dostarczając informacji do podejmowania decyzji biznesowych w czasie rzeczywistym.
Rodzaje systemów ERP i opcje wdrażania oprogramowania ERP
Oprogramowanie ERP jest uważane za rodzaj "aplikacji korporacyjnej", jest to oprogramowanie zaprojektowane w celu zaspokojenia potrzeb organizacji w zakresie niezbędnego oprogramowania i poprawy wyników biznesowych. Na rynku dostępnych jest wiele różnych systemów ERP w zależności od wielkości, funkcji i potrzeb organizacji. Rodzaje systemów ERP zazwyczaj zależą od sposobu ich wdrażania i obejmują ERP w chmurze, lokalne ERP dostępne na urządzeniu i ERP hybrydowy (niektóre systemy w chmurze, a niektóre lokalnie).
Każdy system ERP jest dostosowany do obsługi różnych aspektów działalności gospodarczej, spełnia wymagania biznesowe danej organizacji i może mieć różny sposób wdrażania.
Big Business ERP vs. Small Business ERP
W przeszłości, "big business ERP" skierowane było do dużych organizacji, które często wdrażały je lokanie i miały odpowiednią ilość zasobów w postaci wsparcia IT, analizy danych, dostosowania, aktualizacji i wdrażania swoich rozwiązań programowych.
Zwrot "Small Business ERP" lub "SME ERP" (small and medium-sized enterprise) powszechnie odnosi się do systemów oprogramowania ERP z aplikacjami do zarządzania przedsiębiorstwem, tworzonego dla zaspokojenia potrzeb małych i średnich przedsiębiorstw.
Obecnie zwroty te są rzadko używane ponieważ najważniejszym czynnikiem jest nie wielkość firmy ale to, czy system ERP spełnia obecne i przyszłe wymagania biznesowe organizacji bez względu na jej wielkość. Konieczne jest aby wybrać taki system ERP, który nie wymaga kosztownych modyfikacji, adaptuje się do szybkiego tempa zmian biznesowych, można dostosować do przyszłych technologii i który spełnia inne zidentyfikowane wymagania.
Rodzaje systemów ERP: Chmura vs Oprogramowanie Lokalne vs Hybryda
Istnieją trzy główne rodzaje systemów ERP w zależności od modelu wdrożenia. Najczęstsze typy systemów ERP to ERP w chmurze, lokalne ERP dostępne na urządzeniu i ERP hybrydowy.
- Lokalne oprogramowanie ERP jest wdrażane "na miejscu" i utrzymywane w fizycznej przestrzeni biurowej w organizacji, instalowane jest na własnych komputerach i serwerach firmy dla pełnej kontroli, wsparcia i własności całego systemu po wdrożeniu.
- Oprogramowanie ERP w chmurze jest rozwiązaniem internetowym, znanym jako oprogramowanie jako usługa (SaaS), gdzie organizacja przechowuje dane w chmurze i uzyskuje do nich dostęp z dowolnego urządzeniu z dostępem do Internetu, zazwyczaj poprzez zakup abonamentu. Wsparcie, aktualizacje, szkolenia i elastyczne dostosowania obsługiwane są przez dostawcę oprogramowania.
- “Hybrydowe” oprogramowanie ERP odnosi się do połączonego wdrożenia rozwiązań systemowych ERP opartych na chmurze i wdrożeniu lokalnym. Połączenie usług hostingowych i wdrożeniowych różni się w zależności od dostawcy. Model hybrydowy zapewnia użytkownikom systemów ERP elastyczność w zakresie migracji pomiędzy modelami dostaw lub zintegrować korzyści, które nie są dostępne w istniejącym wdrożeniu.
Różni dostawcy ERP oferują różne opcje wdrożenia. Kombinacje opcji, często określane jako "hybrydowe" wdrożenie może oferować połączenie hostingu i usług wdrożeniowych. Model ten zapewnia użytkownikom ERP elastyczność migracji pomiędzy modelami dostaw, lub zintegrować korzyści, które nie są dostępne w istniejącym wdrożeniu.
W jakich branżach może być stosowany system ERP?
Oprogramowanie ERP może być używane w każdej branży, aby pomóc firmie zwiększyć wydajność. ERP zapewnia skuteczne narzędzie do komunikacji, które pomaga zarządzać przepływem informacji między działami wewnętrznymi i zewnętrznymi, pomaga w codziennych działaniach zarządzania projektami, śledzi przestrzegania wytycznych oraz wspiera w zajmowaniu się codziennymi zawiłościami wynikającymi z prowadzenia działności gospodarczej.
Ze względu na korzenie ERP w produkcji, istnieją solidne, specyficzne dla branży systemy ERP, które zaspokajają potrzeby różnych gałęzi przemysłu wytwórczego. Systemy ERP są bardzo zróżnicowane i stanowią kluczową część wielu gałęzi przemysłu, w tym, ale nie tylko:
- Produkcja
-
Maszyny i podzespoły przemysłowe
-
Budownictwo i modernizacja domu
-
Elektronika i technoligia
-
Motoryzacja
-
Aeronautyka i obrona
-
Opieka zdrowotna, farmaceutyka i nauki biologiczne
-
Agrobiznes, gospodarka rolna i rolnictwo
-
Przemysł spożywczy
-
Opieka zdrowotna i gościnność
-
Odzież, towary konsumpcyjne i handel detaliczny
Z czasem systemy ERP rozrosły się o wsparcie dla innych aplikacji i "modułów ERP", które wspierają codzienne funkcjonowanie biznesu. W wielu systemach ERP, te wspólne obszary funkcjonalne są zgrupowane w moduły ERP, w tym, ale nie tylko:
- Rachunkowość i finanse
- Księgowość
- Zasoby ludzkie
- Produkcja Procesowanie zamówień
- Zarządzanie łańcuchem dostaw
- Zarządzanie projektami
- Zarządzanie relacjami z klientami (CRM)
- Obsługa danych
What Industries Can ERP Be Used For?
ERP software can be used in any industry to help a business become more efficient. It provides an effective communication tool that can manage information between internal and external departments, assist with daily activities to manage projects, track adherence to guidelines, and handle day-to-day intricacies that come with running a business.
Because the roots of enterprise planning software are closely associated with manufacturing, there are robust manufacturing ERP solutions that cater to a variety of specific industries. ERP software systems are very diverse and are key parts of many industries, including but not limited to:
- Manufacturing
-
Industrial Machinery and Components
-
Construction and Home Improvement
-
Electronics and Technology
-
Automotive
-
Aerospace and Defense
-
Healthcare, Pharmaceutical and Life Sciences
-
Agribusiness, Farming and Agriculture
-
Food and Beverage
-
Healthcare and Hospitality
-
Clothing, Consumer Goods and Retail
Over time, ERP systems have grown to include support for other applications and “ERP modules" that support day-to-day business function. In many ERP systems, these common functional areas are grouped into ERP modules, including but not limited to:
- Financial Accounting
- Management Accounting
- Human Resources
- Manufacturing
- Order Processing
- Supply Chain Management
- Project Management
- Customer Relationship Management (CRM)
- Data Services
When Does Your Business Need ERP?
Rozwój biznesu często koncentruje się na celach, które pokrywają się z krótko- i długoterminowym wzrostem firmy, jak również na analizie potencjalnych wyzwań biznesowych. Prowadzenie regularnej analizy systemów i procesów pomaga określić, kiedy firma może potrzebować integracji systemu ERP.
Rozwiązanie ERP powinno być brane pod uwagę, gdy istniejące systemy i procesy biznesowe:
- Już nie działają lub nie są wystarczająco efektywne (są ograniczone / istnieje blokada "wąskiego gardła")
- Nie wspierają już rozwoju firmy
- Brak jest aktualnych wymogów bezpieczeństwa mających na celu ograniczenie ryzyka
Zidentyfikowanie wadliwych procesów jest ważne dla rozwoju i znalezienia obszarów wymagających poprawy. Oto kilka przykładów możliwości, które mogą sygnalizować, że proces nie wspiera już rozwoju firmy:
- Użycie/poleganie w dużej mierze na oddzielnych bazach danych/ arkuszach kalkulacyjnych/programach, które wymagają ręcznego procesu zarządzania danymi i nie są regularnie synchronizowane
- Informacje i dane analityczne są trudno dostępne i/lub nieaktualne
- Codzienne procesy takie jak księgowość w formie papierowej, sprawozdawczość finansowa itp. są trudne lub nadmiernie czasochłonne
- Sprzedaż i doświadczenia klientów cierpią z powodu niedokładnych lub niekompletnych danych i powodują spadek jakości i niezawodności usług
- Niewydajne/złożone/skomplikowane procesy informatyczne. Obecne systemy nie są elastyczne (mają złą skalowalność) i są fragmentaryczne
- Dział IT poświęca dużo czasu na naprawę/przetwarzenie starszych systemów, aby nadążyć za rozwojem
- Brak wsparcia dla nowych i zaawansowanych technologii, takich jak IoT, sztuczna inteligencja, itp.
Po zidentyfikowaniu wadliwych procesów, przedsiębiorstwa mogą podjąć kolejne kroki w celu sprostania tym wyzwaniom biznesowycm i wsparcia rozwoju biznesu.
Jak ERP może pomóc rozwijać biznes?
Systemy ERP są wykorzystywane do pomocy przedsiębiorstwom każdej wielkości w pokonywaniu wyzwań - od małych firm do ogromnych przedsiębiorstw. Wczesne praktyki biznesowe mogą nie nadążać za rosnącym popytem i może istnieć potrzeba korzystnia z bardziej wydajnych narzędzi biznesowych, takich jak system ERP, aby skutecznie zarządzać systemami i zasobami przedsiębiorstwa.
Oprogramowanie ERP przynosi wiele korzyści dla dobrego funkcjonowania i rozwoju firmy.
Korzyści i wartość biznesowe ERP
- Oszczędność kosztów i poprawa efektywności zwrotu z inwestycji. Większa produktywność i wydajność dzięki integracji i automatyzacji, którą zapewnia oprogramowanie ERP
- Większy wgląd w działania biznesowe. Lepsze podejmowanie decyzji dzięki jednemu zagregowanemu źródłu danych
- Zarządzanie zgodnością z przepisami prawa. Zarządzanie i monitorowanie zgodności ze standardami regulacyjnymi, a nawet tworzenie alarmów o braku zgodności
- Zapobieganie i zmniejszanie ryzyka. Automatyzacja podstawowych operacji biznesowych, zadań manualnych i raportowania. Zmniejszenie liczby błędów ludzkich oraz uwolnienie czasu i zasobów pracowników
- Usprawnienie i poprawa współpracy. Przełamywanie barier komunikacyjnych dla skutecznej współpracy i koordynacji w celu poprawy wydajności pracy
- Poprawa niezawodności łańcucha dostaw i sieci dystrybucji. Wykorzystanie MRP zorientowanego na popyt do prognozowania podaży i popytu oraz przygotowania się na zmiany w zamówieniach i łańcuchu dostaw
- Skalowalność. Spójna infrastruktura umożliwiająca sprawne działanie, która rozwija się wraz z rozwojem Twojej firmy
- Optymalizacja zarządzania relacjami z klientami, partnerami, dostawcami oraz usługami, dzięki łatwemu i bezproblemowemu dostępowi do informacji
Jak wybrać system ERP
Wybór i wdrażanie systemu ERP może być trudnym zadaniem biorąc pod uwagę dużą ilości dostępnych rozwiązań do wyboru. Przy wyborze systemu ERP, ważne jest, żeby oprogramowanie spełniało wszystkie potrzeby firmy i wspierało osiąganie założonych celów, a jednocześnie niezbędne jest posiadanie odpowiedniego wsparcia wymaganego do wdrożenia systemu ERP.
Oto krótka lista kontrolna pomocna przy porównaniu dostępnych systemamów ERP, która może pomóc w zawężeniu opcji wyboru
Lista kontrolna dotycząca wyboru systemu ERP
Czy oprogramowanie ERP / dostawca systemu ERP, który jest rozpatrywany:
- Spełnia Twoje wymagania systemowe?
- Jest w stanie pomóc osiągnąć Twojej fimie założone cele?
- Może być zintegrowany i jest kompatybilny z już wykorzystwanymi systemami?
- Ma sieć partnerską umożliwiającą otrzymanie lokalnego wsparcia?
- Oferuje szkolenia i wsparcie?
- Posiada referencje i rekomendacje od klientów?
- Kładzie nacisk na rozwój i korzystanie z nowych technologii i adaptuje się zmian i wyzwań?
Gdy opcje wyboru systemu ERP zostały zawężone do rozwiązań, które są najbardziej zgodne z obecnie używanymi systemami i celami, pomocne jest przedstawienie funkcji systemów i korzyści z nich płynących osobom decyzyjnym w organizacji. Wsparcie osób decyzyjnych może mieć pozytywny wpływ na przyjęcie i wdrożenie systemu ERP w całej firmie.
What is ERP Implementation?
The process of transitioning to a new ERP system varies by project and requires planning and strategizing to best fit the needs of your company. Choosing the right ERP implementation strategy is key to finding success with your new system. Implementation is an important part of any ERP project. The time and financial investment involved depends on several factors, including deployment model, system complexity, implementation strategy, company sizes and the resources dedicated to the project. Done poorly, an implementation project can eat up valuable resources. Done well, an ERP integration can set your company up for an exciting new level of success. Learn more about the steps of a successful ERP implementation below.
ERP Implementation Steps
At each step in QAD’s scalable ERP system integration process, teams should review all milestones, deliverables, and commitments and report on progress. Our strategy, called Effective On-Boarding (EOB), makes the ERP system implementation fast and easy. This EOB strategy includes the following steps.
-
Plan
During the planning phase, we engage stakeholder groups and form the project team, which will draft a plan with milestones, deliverables, as well as vendor, customer and partner resources. Governance structures such as the Steering Committee and relevant processes around change control, risk, and issue management are agreed upon and set up during this stage as well.
-
Design
Next, we hold business process workshops using built-in process maps designed around major manufacturing industry best practices. During this time, we review how closely the customer enterprise follows these industry standard processes and fill any necessary gaps, which may involve alternative process configurations or designing extensions.
We also gather customer-specific requirements for subsidiary services, such as interfacing, EDI, eInvoicing, etc. and complete the technical work to include those subsidiary services.
At the end of these workshops, we have an agreed-upon functional scope at the process-step and work-instruction level. We then configure our software with those process steps and amend the detailed work instructions accordingly to meet a customer’s specific requirements. Domain and data workshops also occur to identify data structures, cleansing and migration issues. Static data is also loaded into the system.
-
Test
QAD conducts two conference room pilots (CRPs) as well as user acceptance testing (UAT). At each testing step, errors are addressed and should become fewer with each test. The first set of CRPs usually take three to four weeks, with less time needed each round.
-
Deploy
Once UAT is complete, the team plans for the data cut-over and go-live. We draft a detailed plan for when to stop the old system and start the new to minimize any disruption. During go-live, we institute a period of highly focused customer care and support. After this hyper-care period is over and the system is fully handed over to the customer, we conduct an extensive post-project review to ultimately ensure the benefits to the customer have been realized.
ERP Implementation Strategies
There are multiple strategies for a successful ERP system implementation, each with advantages and disadvantages. Here are a few of the most common strategies to consider.
-
Single-Step Method
When using the single-step method, all users move to the new system at once. ERP benefits occur more quickly, but there is a greater risk of errors that can be harder to smooth out later in the process.
With the single-step ERP implementation strategy, you can quickly reap its benefits, such as increased productivity, improved insights, and lower operating costs. This ERP implementation strategy is ideal for users who have strict time constraints and need to complete configuration, testing and training by the projected go-live date.
-
Phased Rollout
In a phased rollout, the deployment of features, tools, and components is carried out over a period of weeks to months. This more measured approach allows for glitches to be caught and addressed more smoothly, but it does take more time to see ERP benefits, and there may be additional costs to maintain two systems at the same time.
Phased rollouts are a safe and effective ERP implementation method. Phased rollouts give organizations more time to learn core functions first and expand from there. This ERP implementation option helps give organizations peace of mind as they iron out any kinks and migrate away from their previous systems.
-
Parallel Rollout
A parallel rollout involves using a legacy system in parallel with the new system for an extended time. Parallel rollouts are typically the least risky way to implement an ERP system because it enables users to revert to a legacy system in the event of any roadblocks. This implementation method ensures that users always have access to vital functions regardless of any problems that occur.
While there is less risk involved given the legacy system is still in operation as a backup, it can be an expensive and time-consuming approach to run two systems.
-
Hybrid Approach
This approach draws from all of the above. A company may choose to do a single-step rollout of one system module but perform a more phased or parallel approach with other more complex or high-stake modules. This ERP implementation approach enables organizations to save time and money on transitioning certain functions while safeguarding vital modules that may require additional troubleshooting.
-
Engage
In this step, we meet with the customer to understand requirements, define the scope of work, set expectations, and identify timing, costs and resources. We then commit to a signed statement of work which acts as the foundation of the project.