Apa kunci keberhasilan implementasi ERP? Ada banyak faktor yang mempengaruhi keberhasilan implementasi ERP. Kami telah membahas hal ini di blog sebelumnya dan memberikan kunci sukses implementasi berikut praktik terbaiknya.
Dalam 5 Kunci Sukses Implementasi ERP, QAD telah mengembangkan metode implementasi yang disebut dengan Effective On Boarding (EOB). Metode tersebut membuat implementasi menjadi cepat dan efektif. Proses EOB juga sudah mengacu pada standar industri (F&B, Automotive, Industrial, High Tech, Life-Science).
Apa yang terjadi pada saat go-live? Kami mengidentifikasi tahapan dan rahasianya pada blog kami, ERP Go-Live: Bersiap untuk hal tidak terduga. Selama periode go-live yang biasanya dilakukan adalah tim ERP sudah menyelesaikan Business Process Workshop dan sepakat untuk fungsi-fungsinya sekaligus mengatasi masalah yang mungkin muncul pada saat go-live. Pengguna (user) dan staf produksisebelumnya sudah melakukan User Acceptance Testing (UAT), dan tim bersiap untuk cutover dynamic data dan go-live.
Dalam implementasi QAD, kami sangat yakin bahwa implementasi ERP tidak bisa dikerjakan hanya oleh customer saja, melainkan keterlibatan antara customer dengan tim konsultan QAD. Karena implementasi QAD merupakan project besar menyangkut semua departemen di dalam perusahaan. Sehingga kami menawarkan tiga pilihan untuk keanggotaan tim implementasi:
Prinsipal QAD Consulting and Transformation Services Partner QAD yang sudah bersertifikat QAD Kolaborasi keduanya (Prinsipal & Partner)
Berdasarkan pengalaman kami dalam keberhasilan proyek implementasi QAD, kami telah mengembangkan rangkaian tools, mulai dari proses EOB, dikombinasikan dengan issue management tool, training, dan belajar dari pengalaman sebelumnya. QAD memberikan support berupa monitoring ekstra untuk memenuhi kebutuhan customer.
Dari ratusan implementasi sukses yang kami lakukan, kami telah memetik beberapa pelajaran berharga tentang implementasi ERP yang penting untuk dipertimbangkan :
1. Manfaat, Justifikasi dan Realisasi Keberhasilan proyek implementasi ERP membutuhkan pemahaman yang baik dari tim akan kebutuhan bisnis perusahaan serta karakteristik produk. Pada umumnya, proyek implementasi gagal apabila ada ketidaksesuaian antara harapan perusahaan dengan sulitnya menyesuaikan perubahan di sistem baru.
2. Komitmen Pemangku Kepentingan Keterlibatan dan dukungan dari level eksekutif juga sangat dibutuhkan untuk memastikan proyek implementasi berjalan sesuai dengan yang direncanakan. Dari pengalaman kami melakukan implementasi ERP, komunikasi dan kerjasama yang baik antar tim merupakan salah satu faktor utama keberhasilan implementasi. Inilah salah satu skill implementasi kami yang terus kami pertahankan.
3. Risiko Meninjau risiko secara berkala antara customer dan QAD serta fokus pada risiko yang berdampak besar. Memulai proyek dengan meninjau risiko secara keseluruhan dan memonitornya secara aktif.
4. Masalah Telusuri masalah secara rutin dan carilah solusi atas masalah tersebut secara cepat. Angkat masalah dari awal ke steering committee agar bisa diketahui oleh banyak pihak, diskusikan lalu tindaklanjuti.
5. Tentukan batasan proyek Tentukan secara jelas batasan-batasan proyek, termasuk batasan perubahan bisnis proses, batasan customization, batasan dalam melakukan cleansing data, dsb. Ketika suatu proyek tidak mempunyai batasan, maka akan cenderung mengarah pada kustomisasi yang kompleks, tentunya ini akan menjadi bom waktu di kemudian hari.
6. Monitoring dan evaluasi Buat rencana proyek secara mendetail dengan menentukan critical point nya. Critical point adalah fase dimana potensi masalah akan muncul dan perlu mendapatkan perhatian khusus. Kegagalan proyek biasanya lebih mungkin terjadi di saat-saat akhir, seperti merencanakan ulang go-live atau tetap memaksakan go-live dengan resiko yang harus ditanggung bersama.
7. Manajemen Perubahan Buat rencana manajemen perubahan yang efektif dan jangan ragu untuk meminta bantuan walaupun tim Anda hanya memiliki sedikit pengalaman implementasi atau bahkan tidak sama sekali.
8. Tim Proyek Libatkan tim customer secara full-time dan fokus pada implementasi proyek. Jangan libatkan tim yang terlibat di implementasi secara parsial. Proyek bisa gagal karena implementasi tidak diikuti oleh tim yang secara full-time bekerjasama dengan konsultan QAD.
9. Biaya Posisikan QAD sebagai partner, bukan sebagai supplier IT. Siapkan dana darurat untuk setiap pengembangan yang tak terduga. Biasanya proyek akan kurang berhasil jika dana darurat untuk pengembangan diremehkan, terlebih jika diawal tidak dianggarkan dana darurat.
10. Integrasi dan Ketergantungan Fokus pada integrasi teknis dan migrasi data. Hindari informasi integrasi yang terbatas dan data cleansing yang buruk.
11. Kualitas Mengadopsi metodologi proyek yang mencakup release management, mengembangkan rencana kualitas berbasis luas dan mengambil pelajaran dari proyek lain.
12. Environment Bangun tim teknikal yang kuat, sertakan perencanaan manajemen perubahan, dan berkolaborasi dengan R&D untuk kinerja maksimal. Menjaga integrasi yang baik antara QAD dan staff IT customer.Jangan remehkan kesenjangan antara sistem lama dan QAD Adaptive ERP. Lacak segala masalah terkait kinerja sistem yang belum terselesaikan.
Anda bisa belajar dari pengalaman implementasi QAD untuk mendapatkan proses implementasi yang efektif. Pakar implementasi ERP beserta tim service global QAD yang sangat berpengalaman akan membantu Anda menuju kesuksesan implementasi.
Informasi lebih lanjut mengenai QAD Adaptive ERP hubungi +62 21 3973 8908 ext 61037 atau WhatsApp 0858 8183 0868 atau e-mail [email protected]
Sumber : https://www.qad.com/blog/2021/09/erp-implementation-12-valuable-lessons-learned
Author : Robin Riordan
Robin leads QAD's Consulting and Transformation Services team to deliver rapid, agile and effective QAD solutions to its customers. He has over 35 years of experience of business change, systems integration and consulting, gained in manufacturing, professional services and government. He enjoys spending time with his wife, four children and two dogs in the British countryside, travelling the world and bringing home recipes to cook at home.
