Bagi banyak perusahaan, ERP adalah elemen penting dalam menunjang keberhasilan perusahaan. ERP merupakan disiplin ilmu yang digunakan untuk merencanakan dan mengelola seluruh rantai pasok, mulai dari manufaktur, distribusi, finansial, hingga proses lainnya di dalam perusahaan. Dalam penerapannya, ERP direalisasikan ke dalam sebuah software yang mampu mengintegrasikan seluruh departemen di dalam perusahaan. Sistem ERP mampu menyederhanakan proses bisnis dan melakukan berbagai fungsi otomasi dalam proses accounting, procurement, project management, customer relationship management, risk management, compliance dan tentunya supply chain.
Saat ini sudah banyak software ERP yang dibuat untuk perusahaan skala kecil, menengah, ataupun besar. Beberapa perusahaan tentu bisa menggunakan software ERP sederhana, namun software ERP yang lengkap mempunyai keuntungan lebih dibanding software ERP sederhana, sebagai contoh dalam hal integrasi proses bisnis dan pengumpulan data di dalam perusahaan. Beberapa aplikasi sederhana akan sulit untuk melakukan hal tersebut. Saat ini Sistem ERP bahkan mampu memperluas proses dengan menyediakan kolaborasi dan solusi digital untuk terhubung secara efektif dengan partner di luar organisasi seperti customer, supplier, pihak ekspedisi, bank, dan lainnya.
Banyak sekali manfaat yang bisa didapat dari sistem ERP. Mulai dari optimalisasi proses bisnis hingga mengintegrasikan seluruh unit bisnis baik internal maupun eksternal perusahaan. Berikut ini adalah beberapa manfaat ERP
Salah satu keuntungan paling utama ERP adalah memungkinkan perusahaan untuk mengotomasi fungsi-fungsi yang rutin dikerjakan oleh user. Sehingga user bisa fokus pada pekerjaan lain yang sifatnya lebih strategis. Peningkatan efisiensi akan mengurangi bottleneck-process, mempercepat waktu kerja, dan supply chain yang lebih transparan. Selain itu, peningkatan efisiensi juga mampu mendorong pertumbuhan bisnis dan tetap terdepan dalam persaingan.
Sistem ERP juga mampu menghubungkan proses bisnis antar departemen dan mempermudah komunikasi antar team. Dengan adanya sistem ERP, setiap karyawan akan memiliki akses ke data-data operasional, seperti data penjualan, data inventory, data produksi, keuangan, dan lainnya. Transparansi dan akses data secara realtime akan meningkatkan efisiensi yang membuat alur kerja menjadi lebih lancar. Kolaborasi tidak hanya terjadi di internal perusahaan, melainkan dapat diperluas juga ke pihak eksternal seperti partner, customer, supplier.
Data yang terpusat adalah salah satu kekuatan sistem ERP. Sistem ERP memungkinkan Anda untuk mengumpulkan, menyimpan, dan menganalisis data perusahaan di satu database sehingga menghasilkan transparansi data yang berguna untuk pengambilan keputusan. Data yang terpusat memungkinkan perusahaan untuk mengakses informasi secara real-time dan menghasilkan laporan yang lebih berguna. Pembuatan laporan lintas departemen bisa dilakukan tanpa perlu banyak menggunakan data excel atau akses sumber data lain. Data merupakan aset berharga bagi perusahaan, sehingga perlu didorong oleh kemampuan teknologi dalam mengolahnya untuk menghasilkan informasi yang akurat bagi perusahaan.
Pada umumnya perusahaan selalu tunduk pada standarisasi industri tertentu, seperti perusahaan Otomotif yang tunduk pada aturan MMOG/LE, Farmasi pada BPOM, Food & Beverage pada sertifikat Halal, dan lainnya. Dan tidak bisa dipungkiri, ketika terjadi perubahan aturan pada standarisasi industri tersebut, perusahaan dituntut untuk bisa tetap mengikuti setiap perubahan yang terjadi demi kepatuhan pada standar industri tersebut.
Software ERP Cloud menjadi sangat populer dalam beberapa tahun terakhir. Karena dengan gaya Cloud ini, kepusingan yang selama ini ada pada departemen IT (seperti security, monitoring server, upgrade antivirus, upgrade os, maintenance database, backup database, dsb) dipindahkan ke penyedia jasa data center. Selain itu, solusi Cloud ini juga menjadikan software ERP dapat diakses di mana saja, kapan saja dengan perangkat apapun selama terhubung dengan jaringan internet.
ERP menganut konsep centralized database. Artinya, data dan transaksi perusahaan akan disimpan secara terpusat di satu database, termasuk data-data seputar customer. Dengan data customer yang terpusat, beberapa departemen dapat dengan mudah mengakses data tersebut secara cepat. Sehingga hal ini mampu meningkatkan akurasi pengiriman dan respon setiap pesanan. Sales representatives bisa lebih fokus dalam membangun relasi dengan konsumen, tidak hanya mengurusi data-data Excel saja. Dan bagian marketing pun bisa tetap fokus pada menciptakan marketing campaign nya.
Salah satu yang umumnya disukai oleh para pengguna ERP adalah adanya konsep modularitas. Yang dimaksud dengan modularitas adalah perusahaan dapat memilih aplikasi mana yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka tanpa harus membeli apa yang tidak dibutuhkannya. Fleksibilitas seperti ini mampu membantu perusahaan untuk tidak terjebak dalam sistem yang kaku.
Meskipun keuntungan dari sistem ERP jauh lebih banyak dibanding kerugiannya, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan di awal agar tidak menjadi kejutan pada saat implementasi.
Ada beberapa biaya yang perlu anda keluarkan di awal ketika memutuskan menggunakan software ERP, terutama untuk metode On-Premise. Biaya tersebut meliputi biaya implementasi (termasuk instalasi dan training), biaya user license, dan biaya maintenance tahunan. Tidak menutup kemungkinan server yang ada tidak sesuai dengan minimum requirements software ERP nya. Sehingga perlu upgrade server yang tentunya perlu biaya yang tidak sedikit.
Namun, biaya-biaya diatas akan lebih mudah dikelola jika Anda memilih solusi ERP yang berbasis Cloud. Solusi Cloud ERP ini biasanya menggunakan skema Subscription. Artinya, Anda hanya akan dikenakan biaya user license per bulan saja. Anda sudah tidak lagi dipusingkan dengan biaya-biaya lain yang ada di metode On-Premise.
Agar software ERP dapat digunakan secara maksimal, maka perlu dilakukan Training penggunaan software. Training ini harus mencakup semua fitur software ERP. Staff IT juga harus dilatih untuk mampu mengelola aspek teknis dan fungsi seorang administrator. Perusahaan harus menginvestasikan waktu untuk training ERP, membuat User-Guide, dan hal terkait lainnya agar pada saat ada karyawan resign, karyawan baru dapat segera mengerti dan memahami penggunaan sistem.
Seringkali implementasi software ERP dianggap sebagai proyek departemen IT, bukan sebagai proyek seluruh departemen di dalam perusahaan. Mental model seperti ini yang membuat implementasi software ERP tidak berjalan sesuai rencana. Terlebih jika tidak ada dukungan dari para pemangku kepentingan. Sehingga pada akhirnya ketika implementasi tidak berjalan dengan baik, departemen IT akan selalu dipandang sebagai departemen yang tugasnya hanya menghabiskan anggaran, bukan sebagai pendukung kemajuan business.
Setiap perusahaan pasti unik. Dan tidak ada software ERP yang mampu memenuhi 100% inginnya perusahaan menggunakan module standard. Selalu ada kustomisasi agar software ERP dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dalam hal kustomisasi, perusahaan wajib memastikan sistem ERP memiliki fitur tersebut. Jika tidak investasi ERP Anda akan sia-sia.
Kelebihan dari solusi QAD Adaptive ERP adalah menghilangkan dan meminimalisir kerugian-kerugian tersebut, dengan memberikan keuntungan yang lebih banyak serta peluang ROI yang lebih terukur.
Beberapa contoh industri yang paling diuntungkan adalah:
Otomotif
Produk Konsumen
Makanan & Minuman
Teknologi
Industrial
Life Sciences
Perusahaan-perusahaan yang termasuk ke dalam industri manufaktur akan menuai manfaat dari ERP. ERP yang berfokus pada industri manufaktur mampu secara drastis menyederhanakan proses bisnis untuk memaksimalkan sumber daya, menghemat waktu, memotong biaya, dan mendorong pertumbuhan bisnis yang lebih terukur.
Banyak sekali opsi ERP di pasar saat ini yang cukup powerful untuk memperkuat bisnis. Jika Anda masih ragu, pertimbangkan beberapa pertanyaan berikut untuk membantu dalam menentukan apakah anda perlu untuk implementasi ERP atau tidak.
Apakah Anda membutuhkan data bisnis yang lebih akurat? ERP memungkinkan Anda untuk mengumpulkan dan mengelola data agar bisa digunakan dalam pengambilan keputusan.
Apakah perusahaan Anda sedang berkembang, atau Anda sedang menuju kesana? Mungkin saja teknologi Anda saat ini tidak mendukung. Memilih ERP yang tepat akan membantu Anda mencapai tujuan yang Anda inginkan.
Apakah sistem bisnis Anda sudah terintegrasi? Memiliki satu solusi yang memungkinkan seluruh bagian terintegrasi sehingga komunikasi bisa lebih efisien.
Apakah Anda sedang mengupayakan pengurangan biaya? Efisiensi yang diperoleh melalui sistem ERP memungkinkan perusahaan memangkas biaya dengan berbagai cara, mulai dari memperbaiki nilai inventory, planning produksi yang lebih akurat, dan pengurangan di bagian purchasing dan biaya pengiriman.
Pemilik bisnis berpikir keras bagaimana mempertahankan keunggulan kompetitif perusahaan mereka. Dan kuncinya, yang seringkali terabaikan, adalah evaluasi sistem perusahaan secara teratur
Apa maksudnya? Akumulasi Data. ERP yang fleksibel dan cepat dalam mengakses informasi secara real-time akan membuat perusahaan bisa fokus dalam memproduksi barang yang lebih kompetitif. Kemajuan teknologi Cloud dan enkripsi digital di beberapa tahun terakhir telah mengubah cara pandang perusahaan dalam mengumpulkan, menganalisis, dan mengamankan data.
Tidak cukup hanya mengumpulkan data, Anda harus menggunakannya dengan baik untuk kemajuan perusahaan. Untuk membuat keputusan strategis yang tepat, produsen harus memanfaatkan data untuk mendorong pengembangan produk, membuat keputusan investasi, mengidentifikasi tren industri, dan meningkatkan efisiensi operasional untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya.
QAD Adaptive ERP menggunakan informasi berbasis data untuk membantu perusahaan merespons perubahan dengan cepat. Kemampuan beradaptasi dengan cepat berkontribusi besar terhadap daya saing perusahaan. Solusi ERP harus cukup gesit untuk bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, memungkinkan penggunaan teknologi baru, dan meningkatkan peluang perusahaan untuk sukses di masa yang akan datang.
Agar tetap kompetitif, software ERP harus:
Jika software ERP tidak bisa fleksibel terhadap perubahan bisnis atau tren, perusahaan akan kesulitan dalam mengambil keputusan dengan cepat dan strategis terhadap gangguan bisnis yang datang. QAD Adaptive ERP berperan penting dalam membantu perusahaan mengambil keputusan terbaik sehingga memberikan keuntungan bagi perusahaan dan menjadikan yang terdepan dalam industri.
Informasi lebih lanjut mengenai QAD Adaptive ERP hubungi +62 21 3973 8908 ext 61037 atau WhatsApp 0858 8183 0868 atau e-mail [email protected]
Penulis : Caleb Finch
Caleb Finch adalah bagian dari tim marketing communication QAD yang memiliki latar belakang Manufaktur dan Software untuk perusahaan. Sebagai pemerhati teknologi baru dan yang sedang berkembang, Caleb mengelola web QAD, blog QAD dan media sosial. Di waktu luangnya gemar bersepeda menjelajahi pegunungan, berseluncur di salju atau pergi ke pantai.
sumber : https://www.qad.com/blog/2021/08/benefits-of-erp
