Untuk memahami ERP Cloud, terlebih dahulu kita harus memahami konsep ERP On-Premise. ERP (Enterprise Resource Planning) adalah suatu disiplin ilmu yang dikenalkan pada tahun 1990-an, yang merupakan sebuah software untuk mengotomasi proses bisnis perusahaan. Pada saat itu, sistem ERP di install di server milik perusahaan dengan menggunakan database milik mereka sendiri. Seiring berjalannya waktu, sekarang sistem ERP bisa digunakan secara online melalui internet sebagai aplikasi SaaS (Software-as-a Service). Inilah yang disebut dengan ERP berbasis cloud. Solusi cloud ini dikelola oleh vendor penyedia data center, berbeda dengan solusi on-premise dimana perusahaan lah yang mengelola sistem ERP mereka secara mandiri, dan di dalam server mereka sendiri. Dari sudut pandang lisensi, ERP Cloud ini mengusung konsep berlangganan (sewa bulanan), tanpa biaya maintenance tahunan layaknya ERP On-Premise. Tentunya ini akan memberikan opsi menarik bari perusahaan yang sedang berkembang, karena perusahaan tidak perlu menyiapkan budget besar di awal untuk implementasi sistem ERP. Pada dasarnya masih banyak lagi perbedaan mendasar antara ERP Cloud dengan ERP On-Premise, khususnya dalam fleksibilitas dan keamanan data. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang perbedaan ini, mari kita lihat satu per satu tentang apa itu ERP On-Premise dan ERP Cloud, bagaimana cara kerjanya dan apa keuntungannya.
Semua software ERP berawal dari solusi on-premise. ERP on-premise adalah software ERP yang diinstall dan dikonfigurasi pada hardware dan server milik perusahaan secara lokal, dan dikelola oleh departemen IT di perusahaan tersebut. Dengan model seperti ini, keamanan dan maintenance software menjadi tanggung jawab perusahaan (khususnya IT). Staf IT dan karyawan lainnya tidak hanya dilibatkan pada saat implementasi awal saja, tapi juga untuk support berkelanjutan. Belum lagi perlu waktu untuk persetujuan implementasi proyek dari pemilik perusahaan sebelum memutuskan untuk menggunakan sistem ERP atau tidak. Semua nya akan memakan waktu cukup lama sampai sistem ERP benar-benar diimplementasikan. Dengan sistem ERP On-premise ini, perusahaan memang hanya perlu membeli lisensi di awal, tetapi yang tidak bisa dihindari adalah mereka harus siap dengan investasi lain, seperti maintenance tahunan dan upgrade sistem. Selain itu mereka juga perlu staf untuk monitoring infrastruktur, troubleshooting, instalasi, maintenance antivirus, & security. Tanpa aktivitas maintenance dan update berkala, jaminan atas keamanan dan ketersediaan data menjadi sangat kecil. Investasi waktu dan finansial Software ERP on-premise ini hanya akan menjadi beban, bukan membantu perusahaan dalam meningkatkan pertumbuhan bisnis.
Software ERP berbasis cloud adalah software ERP yang di install dan dikelola oleh vendor data center berbasis cloud. Vendor tersebut bertanggung jawab atas aplikasi, database, sistem operasi, server, update security & antivirus, dan peningkatan fitur lainnya seperti disaster recovery. Sehingga dalam hal ini, perusahaan sudah tidak perlu lagi dipusingkan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan IT. Disisi lain sistem ERP On-Premise umumnya terbatas pada perusahaan besar, sementara ERP Cloud cocok diterapkan di perusahaan kecil dan menengah. Trend seperti ini terjadi karena ERP Cloud tidak membutuhkan tingkat finansial yang tinggi di awal. Dengan cara ini perusahaan-perusahaan kecil pun dapat memperoleh manfaat dari sistem ERP itu sendiri. Evolusi dari ERP On-Premise ini sangat penting dilakukan oleh perusahaan. Sejak sistem ERP Cloud pertama kali ditawarkan pada tahun 1998, perusahaan tidak lagi perlu untuk membeli sistem kemudian masih harus membayar biaya maintenance tahunan. Mereka juga tidak lagi harus menyediakan staf IT yang kompeten untuk melakukan maintenance software atau melakukan upgrade yang cukup rumit. Hingga pertengahan 2000-an, solusi ERP Cloud ini masih terbatas pada fungsionalitas, bukan pada solusi yang berfungsi untuk pertumbuhan bisnis jangka panjang. Hal ini lah yang mempersulit perusahaan untuk sepenuhnya mengadopsi sistem ini. Awalnya solusi ini tidak fleksibel dan sulit untuk diintegrasikan, yang akhirnya menghambat bisnis. Saat ini ERP berbasis cloud telah jauh berkembang dan mengatasi banyak keterbatasan hingga sekarang memberikan banyak manfaat besar.
Banyak manfaat menggunakan sistem ERP berbasis cloud, berikut adalah alasan utama mengapa perusahaan lebih memilih ERP Cloud dibandingkan ERP On-premise:
Salah satu keuntungan paling menarik dari ERP Cloud adalah biaya operasional di awal dan biaya selanjutnya yang lebih rendah dibandingkan dengan On-Premise. Berbeda dengan sistem ERP On-Premise, dimana perusahaan harus membayar lisensi software ERP di awal serta server yang diperlukan, staf IT, security, antivirus, operating system, maintenance database, serta rencana regular-upgrade. Dengan cloud ERP, vendor yang akan menangani semua aktifitas maintenance, support, upgrade, dan keamanan untuk perusahaan. Dalam kasus ini, perusahaan hanya perlu membayar apa yang mereka butuhkan dan tidak terus-menerus menimbulkan berbagai biaya yang bercabang dari investasi awal software mereka. Tidak hanya biaya berkurang, tapi juga lebih transparan. Pengguna ERP Cloud akan membayar dengan sistem berlangganan bulanan, sehingga membuat pembiayaannya dapat diprediksi dan lebih mudah dikelola.
Solusi ERP On-Premise membutuhkan waktu yang relatif panjang dan seringkali membutuhkan pihak ketiga untuk melakukan update dan upgrade software. Sedangkan sistem ERP Cloud hanya memakan waktu 30 menit untuk upgrade dan biasanya terjadi di luar jam operasional. Selain itu vendor bertanggung jawab terhadap semua update sistem tanpa dibebankan kepada perusahaan, sehingga sistem akan selalu update dan perusahaan tidak dibebankan untuk masalah-masalah ini sehingga bisnis bisa terus berjalan.
Implementasi seringkali menjadi tantangan terbesar yang dihadapi perusahaan ketika memutuskan menggunakan sistem baru. Prosesnya cukup panjang dan biasanya melewati waktu yang telah ditetapkan. Dengan solusi ERP Cloud masalah ini bisa diatasi, waktu implementasi bisa menjadi lebih singkat. Tidak perlu menghabiskan waktu untuk memilih dan membeli hardware, merekrut atau mengadakan pelatihan tenaga IT, membuat keamanan data, dsb. Proses implementasi untuk solusi cloud jauh lebih cepat dan lebih efisien.
Manfaat signifikan dari Cloud ERP adalah kemudahan dalam mengakses software dan aplikasi dari berbagai macam perangkat, baik aplikasi desktop maupun mobile, dimanapun dan kapanpun melalui jaringan internet. Karena solusi dikelola di cloud, semua pihak yang telah mendapatkan izin bisa mengakses informasi secara real time. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk bisa berkomunikasi dan bekerja dalam menyelesaikan tugas dan membuat keputusan bisnis dimanapun tanpa harus bertemu.
Keuntungan yang tidak kalah penting dari ERP Cloud adalah dari sisi skalabilitas. Yang dimaksud dengan skalabilitas adalah ketika traffic transaksi diprediksi meningkat di periode tertentu, perusahaan bisa request untuk menambah spesifikasi server (bisa ram, hard disk, dsb) sesuai dengan kebutuhan di periode tersebut tanpa perlu membeli hardware baru layaknya ERP On-Premise. Ketika periode berakhir, maka akan kembali ke spesifikasi normal.
Kustomisasi bisa dilakukan pada solusi ERP On-Premise meskipun terbatas tergantung versinya dan biasanya cukup sulit diterapkan di versi terbaru. Ini adalah salah satu alasan banyak yang memilih untuk tetap menggunakan versi yang ada, yang tentu saja bukan hal yang baik dalam bisnis. Cloud ERP dapat dengan mudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, dan modul-modul baru dapat ditambahkan ke sistem cloud tanpa harus mengalami downtime atau menambahkan hardware baru.
Sangat dimengerti apabila ada kekhawatiran data perusahaan disimpan di vendor data center, namun provider ERP berbasis cloud yang memiliki reputasi baik akan memberikan tingkat keamanan dan kepatuhan yang lebih tinggi dibandingkan yang dimiliki perusahaan tersebut. Solusi ERP On-Premise memiliki resiko kehilangan data yang cukup tinggi, terutama saat terjadi bencana alam atau pencurian data. Penyedia ERP Cloud menawarkan keamanan untuk level enterprise dan end-to-end encryption. Mereka memiliki prosedur pemulihan bencana dan memastikan data ada dalam kondisi yang aman setiap saat.
Sistem Cloud juga bisa dengan mudah diintegrasikan dengan banyak solusi lainnya, seperti QMS, MRP dan CRP. Beberapa ERP Cloud bahkan memiliki full-service enterprise platforms yang bisa terhubung dengan baik untuk komunikasi yang efektif dan efisien di berbagai fungsi bisnis.
Alasan terakhir dan paling utama yang sering kali menjadi mempertimbangan Perusahaan adalah efisiensi secara menyeluruh antara ERP Cloud vs ERP On-premise, yang mendorong peningkatan produktivitas bisnis. Ketika perusahaan sudah tidak perlu lagi khawatir memikirkan hal-hal seperti yang dibutuhkan solusi ERP On-Premise, Anda hanya akan fokus pada pertumbuhan bisnis yang lebih berharga dibanding harus mengurusi seluruh masalah yang berhubungan dengan IT.
Sistem ERP berbasis cloud membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam mengelola sumber daya perusahaan yang sudah menjadi tanggung jawab vendor data center. Solusi berbasis cloud memberikan fleksibilitas dan mobilitas untuk mengakses sistem ERP dan solusi terhubungnya melalui platform cloud vendor. Software berbasis cloud dapat diakses melalui perangkat yang terhubung, seperti laptop, ponsel, atau tablet, yang dapat memberikan data, dan notifikasi yang aman dan akurat secara real-time untuk membantu membuat keputusan bisnis yang tepat. Kebutuhan bisnis untuk sistem ERP berbasis cloud dapat bervariasi. Di QAD, ada 5 langkah kunci sukses untuk implementasi ERP. Semua implementasi umumnya dimulai dengan keterlibatan konsultan atau vendor ERP untuk membantu mengidentifikasi solusi yang tepat dalam membantu memenuhi kebutuhan bisnis untuk menciptakan sebuah rencana implementasi yang terukur.
Satu hal yang perlu diperhatikan dalam implementasi ERP Cloud adalah tidak semua sistem cloud sama. Beberapa model dapat menyebabkan perusahaan kehilangan manfaat dari Cloud. Pelajari tentang setiap software ERP cloud di bawah ini :
Kebanyakan sistem cloud itu adalah multi-tenant SaaS. Multi-tenant berarti satu software yang infrastrukturnya digunakan oleh banyak organisasi. Meskipun perusahaan yang berbeda menggunakan software yang sama yang dihosting oleh server yang sama, data dari masing-masing perusahaan tidak dapat diakses oleh pihak lain.
Seperti kedengarannya, model ini hanya melibatkan satu perusahaan yang menggunakan satu sistem dan infrastrukturnya. Data perusahaan di-host di server pribadi.
Dengan penggunaan public cloud, beberapa perusahaan berbagi layanan cloud computing yang dimiliki oleh vendor. Ini seperti yang dilakukan Amazon Web Services dan Google Cloud, sebagai salah satu contoh.
Penggunaan Cloud model ini privat, tidak berbagi dengan pihak manapun.
Model hybrid menggabungkan Software on-premise dengan cloud private atau publik.
Selalu ada untung rugi di setiap implementasi yang berhubungan dengan teknologi. Beberapa tantangan pada software ERP berbasis cloud antara lain: • Transisi dari sistem ERP On-Premise ke cloud bisa menjadi pekerjaan berat bagi perusahaan • Saat vendor data center bertanggung jawab pada maintenance server, infrastruktur, dll pada sistem berbasis cloud, perusahaan akan merasakan kehilangan kendali terhadap data dan software yang berpotensi menimbulkan ketidaknyamanan. • Setiap proses yang dilakukan harus dipastikan sesuai dengan peraturan yang berlaku (industry compliance). • Jaminan untuk keamanan data • Opsi cloud dapat meminimalisir kustomisasi dibandingkan dengan sistem on-premise, meskipun dengan integrasi API dan implementasi low code/no code lainnya. Kustomisasi pada Cloud cenderung lebih mudah diterapkan dengan hanya melibatkan sedikit bagian IT.
Software ERP manufaktur berbasis cloud memberikan manfaat penting bagi perusahaan saat ini. Iklim dan persaingan bisnis yang berubah dengan cepat, dengan banyaknya gangguan menjadikan perusahaan manufaktur harus selalu siap beradaptasi. Perusahaan manufaktur membutuhkan software yang dapat dengan cepat dan tanpa hambatan beradaptasi dengan setiap perubahan yang terjadi. Manfaat cloud ERP yang lebih spesifik lagi untuk perusahaan manufaktur meliputi: • Efisiensi & Produktivitas – Sebuah solusi yang memungkinkan perusahaan manufaktur untuk mengintegrasikan seluruh proses bisnis perusahaan, membuat antar departemen saling terhubung dan memberikan visibilitas secara menyeluruh bagi perusahaan untuk pengambilan keputusan yang lebih baik. • Perlindungan – Vendor cloud mampu memberikan keamanan mutakhir. Data yang dikumpulkan dienkripsi dan hanya dapat diakses oleh pengguna yang berwenang. • Agility – Solusi cloud dapat diakses pada perangkat mobile, seperti smartphone, di mana saja, kapan saja selama koneksi internet tersedia, memungkinkan pengguna untuk terlibat sesuai kebutuhan dimanapun berada. • Mengurangi Biaya – Cloud ERP berjalan dengan sistem berlangganan yang sudah termasuk biaya maintenance dan support, sehingga biayanya tidak hanya dapat diprediksi dan konsisten, tetapi juga lebih rendah dibandingkan ERP on-premise. • Skalabilitas – Solusi cloud dapat dengan cepat menyesuaikan seiring pertumbuhan bisnis Anda, sedangkan solusi on-premise lebih lambat dan lebih rumit dalam jangka waktu yang panjang. • Kepuasan Pelanggan – Selain Efisiensi cloud ERP juga menawarkan integrasi sistem CRM untuk meningkatkan komunikasi di seluruh bagian unit bisnis perusahaan, memungkinkan produsen memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik secara keseluruhan.
Dilihat dari manfaatnya, sebagian besar perusahaan akan mendapat keuntungan dengan menggunakan layanan ERP Cloud. Pengembalian investasi jauh lebih besar dibanding dengan solusi ERP On-Premise. Tentunya ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan lebih lanjut: • Apakah bisnis Anda berkolaborasi dengan vendor dan partner di seluruh dunia? • Apakah bisnis Anda siap untuk tahap pertumbuhan dan profitabilitas berikutnya? • Apakah Anda tertarik dengan sistem ERP tetapi ERP On-Premise terlalu mahal?
Jika jawabannya 'ya' untuk pertanyaan-pertanyaan ini, cloud ERP adalah pilihan menarik yang memiliki kegunaan dan aksesibilitas untuk kebutuhan bisnis global. Cloud ERP juga memudahkan Anda mengukur proses operasional dalam memenuhi permintaan dan kebutuhan bisnis yang berubah. Selain itu, ini adalah model yang disederhanakan sehingga dari segi biaya bisa lebih murah dari on-premise. Implementasi ERP Cloud relatif lebih cepat, terjangkau, dan bermanfaat.
Keberhasilan ERP Cloud dimulai dengan memilih vendor yang sesuai dengan persyaratan dan tentunya harus mempunyai pengalaman melakukan implementasi ERP yang sukses. Vendor ERP harus bisa bekerja sama dengan tim dari customer selama proses berlangsung. Selain itu kunci sukses lainnya adalah adanya kolaborasi yang baik antara vendor penyedia jasa ERP, vendor data center, dan perusahaan itu sendiri. Implementasi yang sukses adalah sebuah perjalanan. Selama implementasi, vendor ERP dan perusahaan harus saling terbuka dan transparan. Ketika ada masalah, maka perlu segera dikomunikasikan antar kedua belah pihak. QAD menawarkan layanan Consulting and Transformation services untuk membantu Perusahaan melakukan proses implementasi melalui transformasi digital yang cepat, tepat, dan efektif. QAD Adaptive cloud ERP akan membantu Anda menggabungkan perencanaan sumber daya, manajemen supply chain, dan solusi lainnya untuk mengidentifikasi dan mengatasi perubahan yang terjadi di dunia industri dengan lebih baik untuk selalu menjadi yang terdepan di dunia bisnis yang penuh persaingan.
