Customer kami sering bertanya bagaimana proses implementasi ERP bisa berjalan mulus. Implementasi ERP sangat kompleks,  semua berproses dan berawal dari keterlibatan vendor sebagai penyedia solusi, implementor, serta tim IT. Memilih sistem ERP adalah sebuah keputusan penting yang memerlukan riset yang mendalam untuk mengetahui pilihan mana yang terbaik untuk Anda. Fungsionalitas ERP sudah pasti salah satu yang menjadi pertimbangan. Yang tidak kalah penting adalah seberapa mudah implementasi dilakukan dan seberapa cepat Anda bisa merespon setiap perubahan yang terjadi pada bisnis Anda. Sebagaimana proyek-proyek besar lain, semuanya harus disiapkan dan direncanakan dengan sangat matang.

Tahapan dalam Implementasi ERP

Dalam implementasi ERP, kami mempunyai metode yang disebut dengan EOB (Effective On Boarding). Metode ini berperan penting untuk memastikan implementasi berjalan secepat dan se-efektif mungkin. Karena di dalamnya terdapat tahapan yang terukur, mulai dari analisa proses bisnis yang sedang berjalan, kendala, dan target yang ingin dicapai.

EOB terdiri dari beberapa metodologi gabungan, mulai dari standar industry best practice dan work instruction yang memungkinkan customer kami untuk mencapai tranformasi digital yang efektif dan efisien. Proses implementasi QAD relatif cepat karena didesain khusus untuk perusahaan manufaktur skala kecil maupun besar dengan kompleksitas bisnis yang beragam.

Berikut ini adalah tahapannya :

1. Engage (Keterlibatan)

Selama tahap ini, bersama dengan business consultants dan tim sales, QAD akan menentukan tujuan implementasi, memahami kebutuhan customer, menetapkan cakupan implementasi, menyetujui durasi proyek, biaya dan tim implementasi. Tim yang ditunjuk selanjutnya akan berkomitmen untuk menjalankan implementasi QAD setelah melalui persetujuan (Signed Statement of Work).

2. Plan (Perencanaan)

Langkah selanjutnya adalah kick-off project dan mulai menjalankan proyek. Tahap ini meliputi perencanaan, diskusi dengan dihadiri oleh para pemimpin perusahaan, dan pembentukan tim proyek. Tim ini kemudian akan menyusun rencana yang lengkap dengan target yang ingin dicapai di setiap fase nya.

Struktur pimpinan seperti steering committee dan bagian lain yang berwenang dalam perubahan proses, resiko dan hambatan, juga turut hadir di tahap ini.

3. Design (Desain)

Proses selanjutnya adalah Business Process Workshop (BPW) atau istilah umumnya Mapping Process (Proses Pemetaan). Di tahap ini akan dibahas secara detail proses bisnis yang saat ini berjalan, analisa masalah, proses mana yang ingin diperbaiki, hingga dibuat model bisnis baru yang diinginkan. Model bisnis baru ini akan disesuaikan dengan standar industry best practice. Tidak sedikit kasus dimana model bisnis customer berbeda dengan standar industry best practice. Perbedaan ini akan dianalisa melalui sebuah analisa gap. QAD akan mengisi gap tersebut melalui solusi alternatif atau program extensions, tanpa mengubah source code program utama.

Untuk perusahaan yang mempunyai banyak kantor cabang dengan relasi yang kompleks, QAD juga akan melakukan interfacing antar kantor pusat dengan cabang menggunakan teknologi QAD Interoperability. Sehingga semua unit bisnis di dalam perusahan bisa saling terintegrasi secara real-time. Di akhir workshop, kita akan menyesuaikan ulang model bisnis yang dibuat dengan standar industry best practice, berikut dengan analisa gap. Semua itu akan dirangkum kedalam Work Instruction (WI). Berdasarkan WI yang dibuat, kami akan melakukan konfigurasi terhadap software QAD. Di tahap ini juga akan dilakukan anlisa terhadap cleansing master data (item, customer, supplier, lokasi, cost, dsb). Setelah cleansing data selesai dilakukan, proses selanjutnya adalah load master data kedalam sistem.

4. Test (Pengujian)

Di tahap ini aplikasi QAD yang sudah disesuaikan dengan Work Instruction akan diuji langsung oleh user melalui proses CRP dan UAT. QAD melakukan dua kali Conference Room Pilots (CRP).

• CRP adalah sebuah proses pengujian sistem yang berperan untuk mengidentifikasi segala kendala (error) program dan cara penyelesaiannya (resolution). Kendala tersebut selanjutnya dicatat dan QAD akan berkomitmen untuk menyelesaikannya sesuai dengan deadline yang telah ditentukan. Pelaksanaan CRP tahap pertama biasanya memakan waktu tiga hingga empat minggu.

• Merupakan kelanjutan dari tahap pertama CRP, tim dari customer akan bertemu kembali dengan konsultan QAD untuk mengujicoba kendala dan penyelesaian yang sama, dimana kendala yang ada diharapkan sudah berkurang. QAD juga mengidentifikasi jika ada kebutuhan lain yang memerlukan penyesuaian program. Berdasarkan pengalaman QAD, pada tahap inilah perusahaan mulai memikirkan kembali bagaimana proses operasional mereka berjalan selaras antar departemen dengan QAD Adaptive ERP, dan di tahap ini pun masih dimungkinkan adanya perubahan proses operasional.

User Acceptance Testing (UAT) adalah langkah selanjutnya sebelum tahap data cut over dan go-live. UAT melibatkan pengguna (user) dan operator. Selama UAT, kendala yang terjadi relatif kecil dan biasanya diatasi langsung oleh user terkait. Tim customer akan mengatasi segala kendala yang muncul untuk memastikan bahwa tidak ada kendala yang cukup serius atau yang masih belum teratasi pada akhir proses pengujian ini. Berdasarkan pengalaman kami, ada beberapa kendala kecil di akhir proses ini, seperti screen layouts, yang tidak berdampak pada saat live. Output dari proses UAT akan menghasilkan keputusan untuk Go Live atau No-Go Live.

 5.   Deploy (Penerapan)

Setelah UAT selesai tahap selanjutnya adalah data cut over dan go-live. QAD membuat rencana kapan berhenti menggunakan sistem lama (sebaiknya hari Jumat) dan mulai menerapkan    sistem   baru (sebaiknya di hari Senin), dengan jeda waktu yang cukup singkat selama akhir pekan. Data yang sifatnya dinamis (oustanding PO, outstanding SO, outstanding production) dipindahkan dan dimasukan ke dalam sistem baru (sebelumnya data statis telah di load ke dalam sistem baru). Pada tahap go-live, QAD akan melakukan hypercare, periode dimana konsultan QAD akan standby mendampingi customer, memantau dan memberi support di lokasi untuk mengatasi kendala yang mungkin timbul selama proses live. Aktifitas hypercare ini     dilakukan dalam periode beberapa hari sampai pada akhirnya user-user sudah bisa menggunakan aplikasi QAD secara mandiri. Selanjutnya akan dilakukan serah terima proyek dari tim implementasi ke tim support QAD apabila semua proses sudah stabil aktifitas  hypercare ini akan berubah menjadi support rutin.

Untuk implementasi yang melibatkan banyak pabrik dan cabang. QAD akan membuat model   inti sebagai dasar dari desain proses bisnis, kemudian menjalankan CRP. Selanjutnya, kami akan melakukan percobaan di satu pabrik besar atau dua pabrik lainnya yang lebih kecil dan melakukan analisa fit&gap untuk mengidentifikasi adanya   kebutuhan penting terhadap model inti. Setiap kekurangan yang ada akan dicatat dan disetujui. Setelah disetujui, kekurangan ini akan dikonfigurasi dan percobaan UAT beserta siklus cut-over selesai. Proses Deploy akan dilanjutkan dengan jadwal roll-out dimana langkah-langkah ini akan diulangi secara berkala. Setelah masa hypercare berakhir, QAD akan melakukan peninjauan pasca proyek (post- project    review) untuk    mengidentifikasi segala petunjuk yang dapat digunakan pada proyek selanjutnya,       keberhasilan proyek, dan mengukur sasaran yang telah dicapai. Tim kemudian akan berkomunikasi dengan customer untuk memastikan bahwa tujuan bisnis tercapai dengan implementasi sistem baru.

 Keberhasilan Sistem ERP

Tujuan dan manfaat implementasi ERP tercapai saat kami dan customer dapat bersikap terbuka   dan transparan satu sama lain. Para tim juga perlu melihat keberhasilan implementasi ERP sebagai suatu perjalanan dan kerjasama semua pihak. Dengan mengikuti EOB dan setiap langkah dalam proses implementasi ERP, kami berharap agar customer kami dapat memiliki model bisnis yang efektif dan terukur untuk melaksanakan tranformasi digital.

Layanan transformasi dan konsultasi QAD (QAD consulting and transformation services) membantu Anda melewati proses implementasi dan memberikan arahan yang cepat, fleksible dan efektif dalam proses transformasi digital.