Keputusan untuk upgrade atau mengganti sistem ERP merupakan keputusan bisnis yang besar. Perubahan sistem ERP dapat mempengaruhi banyak hal di dalam perusahaan, seperti keuangan, SDM dan transaksi operasional. Mengapa upgrade atau penggantian ERP perlu dilakukan? Berikut adalah beberapa alasan yang bisa dipertimbangkan.
Biasanya, perkembangan bisnis menjadi salah satu alasan utama perusahaan melakukan upgrade sistem ERP. Karena diperlukan sistem yang mampu memenuhi kebutuhan masa depan perusahaan. Beberapa ciri perusahaan berkembang adalah: • Meningkatnya Transaksi Bisnis – Berkembangnya bisnis membuat intensitas data menjadi lebih banyak, sehingga dibutuhkan kemudahan akses data secara cepat. • Adanya Produk atau Layanan Baru – Biasanya terdapat perubahan pada penawaran atau model bisnis, memungkinkan Anda memerlukan sistem yang lebih komprehensif. • Perluasan Pangsa Pasar – Semakin luas pangsa pasar akan berdampak pada munculnya regulasi baru, seperti ketentuan pajak, bahasa, format report baru, dan sebagainya. Sistem ERP yang Anda miliki saat ini mungkin tidak dapat menjangkau setiap perubahan tersebut. • Ekspansi bisnis– Ditandai dengan munculnya divisi-divisi baru di dalam perusahaan, atau muncul nya cabang baru di area yang lain. Sehingga Anda akan memerlukan sistem ERP yang bisa menangani hal tersebut.
Biasanya manajemen yang baru memiliki inisiatif, semangat baru, dan berani mengambil setiap resiko untuk mendorong proses bisnis ke tahap yang lebih baik. Tidak sedikit dari mereka yang memilih untuk menggunakan sistem yang sudah pernah mereka gunakan sebelumnya. Dalam hal ini, perubahan pada sistem ERP dibutuhkan agar sejalan dengan arah bisnis yang mereka inginkan.
Selain berkembangnya bisnis, ketidakpatuhan terhadap regulasi adalah salah satu alasan utama perusahaan melakukan upgrade sistem ERP. Jika saat ini sistem di perusahaan Anda belum bisa memenuhi standar regulasi yang berlaku, upgrade ERP adalah hal yang perlu dilakukan. Karena seiring dengan munculnya regulasi baru yang lebih kompleks (baik dari pemerintah atau organisasi dunia), sistem Anda pun harus mempunyai fungsi yang kuat untuk meminimalisir risiko sehingga bisa memenuhi standar compliance perusahaan.
Merger dan akuisisi menimbulkan banyak perubahan. Jika para investor sedang menganalisa bisnis Anda, perubahan sistem ERP mungkin diperlukan untuk memenuhi kebutuhan dan preferensi mereka. Jika bisnis lain bergabung dengan bisnis Anda, sistem ERP yang Anda miliki harus dapat menangani semua hal ini.
Sistem yang sudah lama dipakai seringkali tidak standard, terlebih dibuat sendiri sesuai dengan keinginan perusahaan di masa lalu. Jika perusahaan anda masih dalam situasi tersebut, memang terasa nyaman, tapi sebetulnya ada beberapa masalah yang bisa timbul dan harus dipikirkan : • Sistem tersebut sudah tidak lagi sesuai dengan perkembangan bisnis. • Tidak ada tim atau vendor yang bisa memberikan support. • Sistem hanya dipahami oleh karyawan yang sudah bekerja lama, dan transfer knowledge akan sulit dilakukan ke karyawan baru. • Solusi tambahan yang sifatnya manual menjadi hal yang umum karena ketidaklengkapan sistem yang ada. Untuk menghemat biaya overhead perusahaan Anda, upgrade sistem merupakan langkah yang tepat.
Jika Anda masih ragu untuk meng-upgrade atau mengganti sistem ERP perusahaan Anda, berikut beberapa pertimbangan yang bisa membantu Anda dalam membuat keputusan: • Profitabilitas Sistem ERP yang mengoptimalkan bisnis Anda dari integrasi perusahaan menjadi otomatisasi operasional dapat mengarah pada peningkatan produktivitas dan efisiensi. Keduanya juga diketahui dapat menghasilkan laba yang lebih tinggi dan menghemat pengeluaran. Jika Anda masih mempertimbangkan investasi sistem baru ini, ROI dapat menjadi referensi. • Wawasan Bisnis Anda membutuhkan strategi yang kuat untuk mengarahkan bisnis Anda ke jalur yang tepat. Strategi yang kuat ini juga akan memerlukan visibilitas mengenai berbagai aspek yang Anda miliki, seperti keuangan, operasional, proses, tenaga kerja, vendor, pelanggan, dsb. Dengan demikian, Anda akan membutuhkan data real-time yang akurat untuk mewujudkan hal tersebut. Sistem ERP yang berkualitas memenuhi kebutuhan itu dan memberikan satu sumber terpercaya sebagai acuan perusahaan Anda dalam membuat berbagai keputusan yang lebih tepat dan strategis. • Kepatuhan (Compliance) Seperti yang kita tahu, industri manufaktur sangat ketat dalam hal peraturan, karena dituntut untuk patuh terhadap regulasi pemerintah maupun organisasi global. Sehingga dalam kasus ini, diperlukan sistem ERP yang mampu memenuhi standar regulasi yang berlaku. • Komunikasi Silo bisa menjadi sebuah kendala di dalam suatu perusahaan. Apabila ini terjadi akan banyak menimbulkan hambatan dalam perusahaan. Sistem ERP yang tepat akan menghubungkan setiap aspek bisnis Anda sehingga berkembangnya komunikasi dan kolaborasi dapat meningkatkan efisiensi. • Supply Chain & Jaringan Distribusi Dengan menggunakan MRP (Material Requirements Planning), proses balancing supply & demand dapat dilakukan dengan cepat dan akurat. Tidak seperti cara tradisional yang perlu waktu lama, bahkan bisa berhari-hari. Sama halnya pada saat merencanakan pengiriman barang, semuanya dilakukan dengan mudah di dalam sistem. Sehingga kebutuhan terhadap supply chain pun dapat terjaga secara optimal. • Skalabilitas ERP yang berkualitas akan mempunyai kemampuan untuk mengembangkan bisnis Anda sekaligus berkembang bersama Anda. Seiring dengan bertambahnya kebutuhan perusahaan, ERP akan dapat mengakomodasi dan mencegah penyimpangan dalam operasional sekaligus meningkatkan pengalaman pengguna. • Manajemen Customer & Supplier Manajemen Customer dan supplier adalah aspek yang sangat penting pada keberhasilan sebuah bisnis. ERP dapat membantu Anda menyimpan dan memantau informasi manajemen customer, mitra, dan supplier, serta meningkatkan visibilitas untuk semua pihak. • Migrasi Cloud Sistem ERP Cloud sudah menjadi trend di beberapa tahun terakhir. Karena model seperti ini mempunyai banyak keuntungan, salah satunya adalah perusahaan sudah tidak perlu lagi dipusingkan dengan hal-hal teknis seperti update antivirus, update OS, backup & recovery. Bahkan sudah tidak perlu lagi memikirkan skenario jika server dibajak, atau ada bencana alam. Semuanya sudah dipikirkan dan menjadi tanggung jawab Data Center. Hal seperti ini membuat perusahaan menjadi lebih fokus pada pengembangan bisnis, bukan terus menerus mengurus troubleshooting.
Berikut beberapa resiko yang dapat terjadi apabila Anda bertahan dengan sistem yang tidak lagi mampu memenuhi kebutuhan bisnis hari ini maupun yang akan datang: ● Berkurangnya skalabilitas ● Potensi masalah pada keamanan data ● Menurunnya compliance ● Human error pada proses yang dilakukan secara manual ● Berkurangnya kemampuan untuk beradaptasi terhadap keadaan darurat, kekurangan pasokan, bencana alam, dsb. ● Supply chain, MRP, transaksi global, atau Quality Management System tidak terintegrasi dengan baik. ● Terganggunya efisiensi dan produktivitas yang dapat mengakibatkan kerugian
Anda mempunyai dua pilihan saat tiba waktunya untuk memutuskan, apakah Upgrade Sistem ERP atau Ganti Sistem ERP. Keputusan ini bergantung pada opsi mana yang manfaat bisnisnya lebih menguntungkan untuk Anda. Jika Anda cukup puas dengan sistem yang Anda miliki saat ini dan hanya membutuhkan pengembangan yang sifatnya minor, maka upgrade menjadi hal yang tidak terlalu mengganggu. Kemungkinan Anda akan tetap mempertahankan vendor dan integrasi yang sama sehingga dapat mengurangi kompleksitas perubahan di perusahaan. Namun, penggantian sistem ERP memungkinkan Anda untuk meraih kesempatan bisnis baru dan berkembang pesat. Sejak Anda membeli sistem tersebut, kemungkinan besar telah ada peningkatan software yang signifikan yang dapat memberikan berbagai macam kemampuan yang sebenarnya Anda butuhkan. Terlebih lagi, jika Anda sedang menjalani merger atau akuisisi, Anda juga mungkin akhirnya akan memiliki beberapa sistem. Mengganti beberapa sistem tersebut dengan satu sistem yang terintegrasi tidak hanya memberikan banyak manfaat, namun juga menyederhanakan dan menghubungkan aspek-aspek bisnis yang baru.
Apa yang harus anda lakukan ketika memutuskan untuk Upgrade atau Ganti Sistem ERP? Setelah Anda membuat keputusan, selanjutnya merencanakan proyek implementasi ERP. Tahap ini akan memudahkan Anda untuk membuat berbagai keputusan terbaik agar implementasi dapat berjalan lancar dan sukses. Langkah-langkah tersebut meliputi: 1. Menentukan ekspektasi dan cakupan jadwal proyek. Dari vendor hingga tim proyek perusahaan Anda, komunikasikan sasaran, kebutuhan, cakupan proyek, ekspektasi waktu, biaya, dan sumber daya yang berkaitan dengan upgrade tersebut. Kuncinya di sini adalah untuk memastikan terjalinnya keselarasan sejak awal. 2. Memulai dan menjalankan tahapan proyek. Pada tahap ini, bentuklah tim proyek dan libatkan para pemangku kepentingan. Tim ini juga harus menyusun rancangan beserta hasil dan pencapaian. 3. Memutuskan desain. Kordinasikan dengan tim dan vendor Anda untuk memastikan bahwa fungsionalitas ERP yang Anda dapatkan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, regulasi kepatuhan, dan selaras dengan mengimplementasikan praktik terbaik industri. 4. Simulasi. Sebelum sistem erp diterapkan (go live) lebih baik dibuat skenario simulasi untuk mengetahui error pada program, sehingga meminimalisir mundurnya project timeline 5. Tentukan rencana go-live. Bersama vendor Anda, tentukan kapan Anda akan berhenti menggunakan sistem lama dan mengganti dengan yang baru. Setelah penerapan, Anda akan melewati masa hyper-care di mana setiap orang akan bersiap-siaga untuk mengatasi kendala apapun dan memastikan bahwa semua berjalan lancar. Ulasan pasca proyek juga akan ada pada tahap ini.
Agar implementasi berjalan dengan baik dan optimal, kami sarankan untuk: ● Mendapat dukungan dari pihak eksekutif perusahaan ● Identifikasi masalah-masalah yang selama ini dihadapi (pain points) dan tetapkan tolak ukur yang jelas ● Libatkan kehadiran pengguna (user yang akan memakai sistem) ● Siapkan pemetaan data ● Rencanakan edukasi dan pelatihan untuk pengguna ● Mengelola scope creep (Penambahan fitur/fungsionalitas saat proyek sedang berjalan) ● Bersikap realistis terkait jadwal dan kendala susulan yang dapat mengakibatkan sedikit gangguan pada operasional.
Untuk memulai upgrade sistem ERP, bisa diawali dengan memahami terlebih dahulu dua faktor: masalah apa yang Anda coba atasi dan kesempatan mana yang ingin Anda raih. Kedua hal tersebut bisa menjadi parameter penilaian ERP yang sesuai dengan budget Anda. Anda dapat menilai setiap sistem menggunakan pertanyaan-pertanyaan di bawah ini: • Apakah kebutuhan sistem Anda terpenuhi? • Apakah selaras dengan tujuan perusahaan Anda? • Apakah kompatibel dengan sistem yang sudah ada? • Adakah layanan training dan support? • Apa yang dikatakan pelanggan? • Apakah vendor yang ada secara konsisten mengembangkan teknologi baru dan beradaptasi terhadap perubahan? Setelah mempersempit beberapa pilihan yang Anda miliki, mengulas keuntungan serta mengetahui fitur yang ada pada sistem tersebut merupakan langkah yang penting. Wawasan dan dukungan para pengambil keputusan akan memudahkan dan mendorong implementasi ERP agar berjalan dengan optimal.
Jika Anda masih belum yakin dengan upgrade sistem ERP, Tim kami akan siap membantu Anda. Kita bisa mulai dengan menyederhanakan proses bisnis, dan mencari tahu kendala yang saat ini terjadi di lapangan. Tim kami terdiri dari konsultan-konsultan berpengalaman yang dengan senang hati akan mendampingi Anda selama proses tersebut. Cakupan Implementasi ERP kami bervariasi, namun semuanya merupakan proses yang terukur dan dikerjakan melalui struktur project yang baik dari kedua belah pihak, dan didasarkan pada standar best practice industri. Kami menawarkan dukungan global, sumber daya, dan pelatihan mendalam. Memiliki ekosistem mitra QAD yang diperluas juga memungkinkan kami untuk mengembangkan solusi yang kuat dan memberi Anda kesempatan untuk bekerja sama dengan pakar ERP di kota Anda dan dalam bahasa setempat untuk menerapkan QAD secara efektif dan efisien.
Jika Anda siap untuk memulai, kami siap membantu Anda.
Hubungi kami untuk diskusi lebih lanjut di [email protected] atau whatsapp chat 0858 8183 0868 untuk informasi lebih lanjut.
