Definizione di Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP è l'acronimo di Enterprise Resource Planning e si riferisce al software ed ai sistemi utilizzati per pianificare e gestire tutti i processi principali di un organizzazione: catena di approvvigionamento, produzione, servizi, finanziari e molti altri processi. Il software Enterprise Resource Planning può essere usato per automatizzare e semplificare singole attività in un'azienda o organizzazione, come la contabilità e gli acquisti, la gestione dei progetti, la gestione delle relazioni con i clienti, la gestione dei rischi, la conformità e le operazioni della catena di approvvigionamento.
Le singole applicazioni ERP possono offrire un software-as-a-service (SaaS), mentre una suite completa di applicazioni ERP forma un sistema ERP che può essere utilizzato per comunicare efficacemente e riunire i processi aziendali per consentire un flusso di dati tra le applicazioni, in genere attraverso database comune sia in loco/on-premise che nel cloud.
Gli ERP collegano ogni aspetto di un'impresa. Un sistema software ERP permette una migliore gestione delle prestazioni e dei progetti aiutando a pianificare, prevedere e segnalare accuratamente la salute finanziaria di un'organizzazione e sui processi.
What is an ERP System?
Individual ERP applications can offer software as a service (SaaS), while a complete suite of ERP applications forms an ERP system that can be used to effectively communicate and bring together a variety of business processes. ERP systems enable a flow of data between individual applications, typically through common databases either on-site/on-premise or in the cloud.
ERPs connect every aspect of an enterprise. An ERP software system allows for better performance and project management that helps plan, budget, predict and accurately report on an organization’s financial health and processes. ERP systems have become essential for businesses small, medium, and large across many industries.
Breve storia dell'ERP
Il termine "ERP" è stato usato per la prima volta negli anni '90 dal gruppo Gartner, ma il software e i sistemi di pianificazione delle risorse aziendali sono stati usati nell'industria manifatturiera per oltre 100 anni e continuano ad evolversi man mano che le esigenze del settore cambiano e crescono.
Storia ERP / Timeline:
- 1913: Un ingegnere di nome Ford Whitman Harris sviluppò il modello Economic Order Quantity (EOQ), un sistema di produzione su carta per la programmazione della produzione.
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1964: Il produttore di utensili Black and Decker adotta la prima soluzione per la pianificazione dei requisiti dei materiali (MRP) che combina l'EOQ con un computer mainframe.
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1970s-1980s: Le tecnologie informatiche si evolvono ed il CRM diventa il software che gestisce le attività aziendali al di fuori della produzione, compresa la contabilità, i dati delle risorse umane e la gestione delle relazioni con i clienti
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1983: MRP II viene sviluppato con "moduli" e componenti di produzione di base integrati e attività di produzione integrate in un sistema comune di dati condivisi.
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1990s-2000s: Gartner Group conia il termine "ERP" per differenziare i sistemi solo MRP. I sistemi ERP vengono ampliati per includere la business intelligence mentre gestiscono altre funzioni come l'automazione della forza vendita (SFA), l'automazione del marketing e l'eCommerce.
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2000-2005: Le soluzioni software ERP basate sul cloud arrivano quando i produttori di software ERP creano prodotti "Internet Enabled", fornendo un'alternativa ai tradizionali modelli client-server on-premise.
- Today: Software-as-a-Service (SaaS) e Anything-as-a-Service (XaaS) offrono nuovi modelli di distribuzione per ERP. L'accesso remoto basato sul cloud per le soluzioni ERP fornisce soluzioni flessibili, sicurezza e integrazione per le industrie che cambiano e le tecnologie intelligenti, comprese le integrazioni con l'Internet of Things (IoT), Internet of Everything (IoE) e persino i social media per fornire soluzioni complete per ogni settore
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Come funziona un sistema ERP?
Lo scopo principale di un sistema ERP è quello di aumentare l'efficienza organizzativa di un'organizzazione gestendo e migliorando il modo in cui le risorse aziendali vengono utilizzate. Migliorare e/o ridurre il numero di risorse necessarie senza sacrificare la qualità e le prestazioni sono le chiavi per migliorare efficacemente la crescita e la redditività del business.
I sistemi ERP tipicamente coprono tutti gli aspetti delle operazioni aziendali e comunemente forniscono:
- Un sistema integrato
- Database comune
- Operazioni in tempo real
- Supporto per tutte le applicazioni / componenti del sistema
- Interfaccia comune per tutte le applicazioni / componenti
- Distribuzione on-premise, cloud o SaaS
Il software ERP ha la capacità di raccogliere e confrontare le metriche tra i dipartimenti e fornire una serie di diversi rapporti basati su ruoli o preferenze specifiche dell'utente. I dati raccolti rendono la ricerca e il reporting dei dati più veloce e danno una visione completa delle prestazioni aziendali con intuizioni complete su come vengono spese le risorse.
L'ERP sincronizza il reporting e l'automazione riducendo la necessità di mantenere database e fogli di calcolo separati e di unirli manualmente per generare report. Questa raccolta combinata di dati e report offre una visione preziosa, come ad esempio dove tagliare i costi e snellire i processi, fornendo le informazioni per prendere decisioni aziendali in tempo reale.
Tipologie di ERP & Opzioni di distribuzione ERP
Il software Enterprise Resource Planning è considerato un tipo di "applicazione aziendale", ovvero un software progettato per soddisfare le esigenze software di un'organizzazione e migliorare le prestazioni aziendali. Ci sono molti diversi sistemi ERP disponibili oggi che variano notevolmente a seconda delle dimensioni, della funzione e delle esigenze di un'organizzazione. I tipi di sistemi ERP si riferiscono generalmente alle opzioni di distribuzione e includono ERP cloud, ERP on-premise e ERP ibrido (alcuni sistemi nel cloud e alcuni on-premise).
Ogni soluzione ERP è spesso fatta su misura per supportare diversi aspetti di un business, soddisfare i requisiti di un'organizzazione e avere diversi metodi di implementazione.
ERP grandi imprese vs ERP piccole-medio imprese
In passato, "big business ERP" si rivolgeva alle grandi organizzazioni che spesso implementavano soluzioni ERP on-site/on-premise e avevano un'abbondanza di risorse da dedicare all'IT e ad altri supporti per analizzare, personalizzare, aggiornare e implementare le loro soluzioni software.
La frase "Small Business ERP" o "SME (small and medium-sized enterprise) ERP" si riferiva comunemente a sistemi software ERP con applicazioni di gestione aziendale create in genere per soddisfare le esigenze specifiche di una piccola e media impresa.
Oggi, queste frasi sono usate meno frequentemente perché il fattore importante non è la dimensione dell'azienda, ma determinare se il sistema ERP sta affrontando efficacemente i requisiti di business attuali e futuri, indipendentemente dalle dimensioni dell'organizzazione. E' indispensabile che le organizzazioni considerino e selezionino sistemi ERP che eliminino la necessità di costose personalizzazioni, si adattino al rapido ritmo dei cambiamenti di business, affrontino le tecnologie future e soddisfino altri requisiti identificati.
Tipologie di ERP: Cloud, On-Premise e Hybrid
Esistono tre tipi principali di sistemi ERP che funzionano con diverse opzioni d'implementazione. I tipi più comuni di sistemi ERP includono il cloud ERP, l'ERP on-premise e l'ERP ibrido.
- Software ERP on-premise è implementato in loco e mantenuto in uno spazio fisico all'interno di un'organizzazione, ospitato sui computer e sui server dell'azienda per il pieno controllo, supporto e proprietà dell'intero sistema una volta implementato.
- Software ERP Cloud è una soluzione basata sul web, conosciuta come Software as a Service (SaaS), in cui un'organizzazione accede e memorizza i dati su qualsiasi dispositivo con una connessione internet, di solito attraverso l'acquisto di un abbonamento. Supporto continuo, aggiornamenti, formazione e personalizzazioni flessibili supportate dal fornitore del software.
- Software ERP "ibrido" si riferisce a un'implementazione combinata di soluzioni di sistema ERP basate sul cloud e on-premise. La combinazione di servizi di hosting e distribuzione varia a seconda del fornitore. Questi modelli possono fornire agli utenti ERP la flessibilità di muoversi tra i modelli di consegna, o integrare i benefici non disponibili nell'implementazione esistente.
Ciascun fornitore di ERP supporta una combinazione di questi modelli. Combinazioni di opzioni, spesso indicate come implementazione "ibrida" possono offrire una combinazione di servizi di hosting e implementazione. Questi modelli possono fornire agli utenti ERP la flessibilità di migrare tra i modelli di consegna, o integrare i benefici non disponibili nell'implementazione esistente.
Per quali industrie può essere usato l'ERP?
Il software ERP può essere usato in qualsiasi settore per aiutare un'azienda a diventare più efficiente. Si tratta di uno strumento di comunicazione efficace che può gestire le informazioni tra i dipartimenti interni ed esterni, assistere nelle attività quotidiane per gestire i progetti, tracciare il rispetto delle linee guida e gestire le complessità quotidiane che derivano dalla gestione di un'azienda.
L'ERP fonda le sue radici nel settore della produzione, dove possiamo trovare diversi sistemi che soddisfano i bisogni delle varie industrie manifatturiere. I sistemi gestionali ERP sono molto diversi e sono fondamentali per molte industrie, tra cui, ma non solo:
- Produzione
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Macchinari e componenti industrial
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Costruzione e ristrutturazione della casa
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Aereospaziale e difesa
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Agroalimentare, allevamento e agricoltura
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Sanità ed ospedaliero
Nel corso del tempo, i sistemi ERP sono cresciuti fino a includere il supporto per altre applicazioni e "moduli ERP" che supportano le funzioni aziendali quotidiane. In molti sistemi ERP, queste aree funzionali comuni sono raggruppate in moduli ERP, inclusi ma non limitati a:
- Contabilità finanziaria
- Contabilità gestionale
- Risorse Umane
- Produzione
- Elaborazione degli ordini
- Gestione della catena di approvvigionamento
- Project Management
- Customer Relationship Management (CRM)
- Data Services
Quando il tuo business ha bisogno di un ERP?
Lo sviluppo del business spesso si concentra su obiettivi che coincidono con la crescita a breve e a lungo termine di un'azienda, e sulle principali sfide di un settore. Condurre un'analisi regolare dei sistemi e dei processi aiuta a identificare quando un'azienda potrebbe aver bisogno di integrare un sistema ERP.
Una soluzione ERP dovrebbe essere presa in considerazione quando i sistemi e i processi aziendali esistenti:
- Non sono più funzionanti o inefficienti (collo di bottiglia)
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Non supportano la crescita aziendale
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Mancano di requisiti di sicurezza per mitigare il rischio
Identificare i processi non funzionanti è importante per la crescita e per trovare aree di miglioramento. Ecco alcuni esempi di difficoltà che possono segnalare che un processo non supporta più la crescita dell'azienda:
- Usare/dipendere molto da database/fogli di calcolo/programmi separati che richiedono processi manuali per la gestione dei dati e non sono sincronizzati regolarmente
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Le informazioni e le analisi sono di difficile accesso e/o obsolete
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I processi quotidiani sono difficili o richiedono troppo tempo, come la contabilità cartacea, il reporting finanziario, ecc.
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Le vendite e l'esperienza del cliente soffrono a causa di dati imprecisi o incompleti e causano una cattiva reputazione per l'affidabilità e i servizi
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Processi IT inefficienti/complessi/complicati. I sistemi attuali hanno una cattiva scalabilità, sistemi frammentati e soluzioni legacy.
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Il personale IT passa il tempo a riparare/aggiornare i sistemi legacy per cercare di stare al passo con la crescita.
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Non supporta tecnologie nuove e avanzate come IoT, intelligenza artificiale, ecc.
Una volta identificati i processi non funzionanti, le aziende possono fare i passi successivi per superare queste sfide aziendali e sostenere la crescita del business.
Pensi che la tua azienda abbia le caratteristiche necessarie a sopravvivere nel mondo dell'industria 4.0?
Come può ERP aiutare a migliorare e far crescere un'azienda?
I sistemi ERP sono utilizzati per aiutare le aziende di tutte le dimensioni a superare le sfide, dalle piccole imprese alle grandi aziende. I processi standard possono non tenere più il passo con la crescente domanda e richiedono strumenti di business più efficienti, come l'ERP, per gestire efficacemente i sistemi e le risorse di un'azienda.
I sistemi ERP possono fornire numerosi benefici per la salute di un'impresa e per il suo business.
I benefici ed il valore aggiunto di un ERP:
- Risparmio sui costi e maggiore efficienza del ROI. Maggiore produttività ed efficienza come risultato dell'integrazione e dell'automazione che il software ERP fornisce.
- Migliora la percezione del proprio business. Ottimizza il processo decisionale con una singola fonte aggregata di verità e dati in tempo reale
- Gestisce la conformità normativa. Controlla e monitora la conformità con gli standard normativi, e può impostare avvisi di non conformità
- Mitiga e riduce il rischio. Autorizza le operazioni di core business, i compiti manuali e il reporting. Riduce gli errori umani e libera tempo e risorse dei dipendenti.
- Migliora la collaborazione. Abbatte le barriere di comunicazione per una coordinazione efficiente adatta a migliorare le performance lavorative. Migliora l'affidabilità della catena di approvvigionamento e della rete di distribuzione. Utilizza l'MRP basato sulla domanda per prevedere l'offerta e la domanda e prepararsi ai flussi negli ordini e nella catena di fornitura
- Scalabilità. Un'infrastruttura coerente per operazioni semplificate può crescere con la crescita del tuo business.
- Ottimizza la gestione dei clienti e dei fornitori. Servizio, gestione delle relazioni con i clienti, così come la gestione dei partner e dei fornitori grazie a report condivisi che informano sui flussi dell'attività.
Come scegliere un sistema ERP
Scegliere e implementare un sistema ERP può essere un compito arduo con molte soluzioni software tra cui scegliere. Quando si seleziona un sistema ERP, è importante che il software soddisfi le esigenze e gli obiettivi della vostra azienda e che abbia il supporto necessario per implementare un sistema ERP.
Ecco una rapida checklist di controllo da rivedere quando si confrontano per la prima volta i sistemi ERP per aiutare a restringere le opzioni.
Checklist per la scelta di un ERP
Il software/fornitore ERP che stai considerando:
- Soddisfa i requisiti del tuo sistema?
- Si allinea / soddisfa i tuoi obiettivi aziendali?
- E' compatibile con gli attuali sistemi esistenti?
- E' dotato di una rete di partner / consulenti per supporto locale?
- Offre trainings / supporto tecnico?
- Ha referenze / raccomandazioni da parte di clienti?
- Sviluppa e migliora le tecnologie per adattarsi ai cambiamenti?
Una volta che le opzioni ERP sono state ristrette alle soluzioni che sono più compatibili con i vostri sistemi e obiettivi attuali, può essere utile rivedere i benefici e le caratteristiche dei sistemi con i decisori chiave dell'organizzazione. Avere l'intuizione e il supporto di questi decisori può aumentare l'adozione e il supporto di un'implementazione ERP in tutta l'organizzazione.
What is ERP Implementation?
The process of transitioning to a new ERP system varies by project and requires planning and strategizing to best fit the needs of your company. Choosing the right ERP implementation strategy is key to finding success with your new system. Implementation is an important part of any ERP project. The time and financial investment involved depends on several factors, including deployment model, system complexity, implementation strategy, company sizes and the resources dedicated to the project. Done poorly, an implementation project can eat up valuable resources. Done well, an ERP integration can set your company up for an exciting new level of success. Learn more about the steps of a successful ERP implementation below.
ERP Implementation Steps
At each step in QAD’s scalable ERP system integration process, teams should review all milestones, deliverables, and commitments and report on progress. Our strategy, called Effective On-Boarding (EOB), makes the ERP system implementation fast and easy. This EOB strategy includes the following steps.
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Plan
During the planning phase, we engage stakeholder groups and form the project team, which will draft a plan with milestones, deliverables, as well as vendor, customer and partner resources. Governance structures such as the Steering Committee and relevant processes around change control, risk, and issue management are agreed upon and set up during this stage as well.
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Design
Next, we hold business process workshops using built-in process maps designed around major manufacturing industry best practices. During this time, we review how closely the customer enterprise follows these industry standard processes and fill any necessary gaps, which may involve alternative process configurations or designing extensions.
We also gather customer-specific requirements for subsidiary services, such as interfacing, EDI, eInvoicing, etc. and complete the technical work to include those subsidiary services.
At the end of these workshops, we have an agreed-upon functional scope at the process-step and work-instruction level. We then configure our software with those process steps and amend the detailed work instructions accordingly to meet a customer’s specific requirements. Domain and data workshops also occur to identify data structures, cleansing and migration issues. Static data is also loaded into the system.
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Test
QAD conducts two conference room pilots (CRPs) as well as user acceptance testing (UAT). At each testing step, errors are addressed and should become fewer with each test. The first set of CRPs usually take three to four weeks, with less time needed each round.
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Deploy
Once UAT is complete, the team plans for the data cut-over and go-live. We draft a detailed plan for when to stop the old system and start the new to minimize any disruption. During go-live, we institute a period of highly focused customer care and support. After this hyper-care period is over and the system is fully handed over to the customer, we conduct an extensive post-project review to ultimately ensure the benefits to the customer have been realized.
ERP Implementation Strategies
There are multiple strategies for a successful ERP system implementation, each with advantages and disadvantages. Here are a few of the most common strategies to consider.
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Single-Step Method
When using the single-step method, all users move to the new system at once. ERP benefits occur more quickly, but there is a greater risk of errors that can be harder to smooth out later in the process.
With the single-step ERP implementation strategy, you can quickly reap its benefits, such as increased productivity, improved insights, and lower operating costs. This ERP implementation strategy is ideal for users who have strict time constraints and need to complete configuration, testing and training by the projected go-live date.
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Phased Rollout
In a phased rollout, the deployment of features, tools, and components is carried out over a period of weeks to months. This more measured approach allows for glitches to be caught and addressed more smoothly, but it does take more time to see ERP benefits, and there may be additional costs to maintain two systems at the same time.
Phased rollouts are a safe and effective ERP implementation method. Phased rollouts give organizations more time to learn core functions first and expand from there. This ERP implementation option helps give organizations peace of mind as they iron out any kinks and migrate away from their previous systems.
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Parallel Rollout
A parallel rollout involves using a legacy system in parallel with the new system for an extended time. Parallel rollouts are typically the least risky way to implement an ERP system because it enables users to revert to a legacy system in the event of any roadblocks. This implementation method ensures that users always have access to vital functions regardless of any problems that occur.
While there is less risk involved given the legacy system is still in operation as a backup, it can be an expensive and time-consuming approach to run two systems.
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Hybrid Approach
This approach draws from all of the above. A company may choose to do a single-step rollout of one system module but perform a more phased or parallel approach with other more complex or high-stake modules. This ERP implementation approach enables organizations to save time and money on transitioning certain functions while safeguarding vital modules that may require additional troubleshooting.
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Engage
In this step, we meet with the customer to understand requirements, define the scope of work, set expectations, and identify timing, costs and resources. We then commit to a signed statement of work which acts as the foundation of the project.