Audit- en betaaloplossingen voor vrachtfacturen bieden de supply chain de benodigde analytics en expertise om vervoerders een streepje voor te geven. Voorheen kozen veel bedrijven ervoor om deze processen uit te besteden. Wanneer deze functie echter intern kan worden vervuld, profiteren bedrijven van meer zichtbaarheid in en controle over de uitgebreide rapportagemogelijkheden die beschikbaar zijn. Dit inzicht in het hele plaatje kan organisaties helpen om consolideringskansen te identificeren, onnodige vracht te voorkomen en kosten te besparen door slimmere transportkeuzes te maken.
Een vrachtaudit vormt een integraal onderdeel van het beheren van de supply chain-kosten en biedt een analytische, financiële toetsing van gefactureerde kosten versus de overeengekomen kosten met leveranciers. Dit zou zomaar eens een kostenbesparing van vier tot zeven procent kunnen opleveren. Bedrijven die een groot aantal vrachttransportfacturen verwerken zonder accurate audits uit te voeren, betalen vaak onbewust aanzienlijk meer dan nodig is.
De gebruiker kan configureerbare regels instellen met betrekking tot wanneer uitzonderingen worden gegenereerd en wat de toegestane marge is. FBAP maakt het mogelijk om discrepanties goed te keuren en uitzonderingen proactief af te handelen.
Bij ontvangst van facturen zorgt FBAP voor een validatie en audit van de factuur om te controleren dat deze niet eerder is verwerkt, en om het bedrag te factureren aan het betreffende rekeningnummer. Op deze manier kan uw bedrijf erop vertrouwen dat facturen op de juiste manier worden verwerkt.
Door vrachtfacturen nauwkeurig te controleren, kunnen transporteurs ongeautoriseerde kosten aan het licht brengen. Voorbeelden hiervan zijn aanvullende verwerkingskosten of onvoorziene kosten zoals levering op zaterdag, levering naar een woonadres of toeslagen voor afgelegen gebieden. Door deze onnodige toeslagen te onthullen, kan uw organisatie een grotere kostenbesparing realiseren.
Iedere keer dat een transporteur een afleveradres moet corrigeren, worden hiervoor kosten in rekening gebracht. FBAP ondersteunt bij het verwerken van adreswijzigingen, waardoor u uw adresboek up-to-date kunt houden en dergelijke toeslagen in de toekomst kunt voorkomen.
Tijdens de goedkeuringsstap van factuurbedragen kunt u de factuurkosten toewijzen aan de juiste rekening. FBAP kan configureerbare systeemregels benutten om de juiste rekeningen en onderverdeling vast te stellen voor het onderbrengen van de kosten, op basis van kosttype en andere eigenschappen van de zendingen op de factuur.
Gegenereerde data is vaak de enige manier voor organisaties om een gedetailleerd totaaloverzicht te krijgen van hun vrachtkosten, met complete zichtbaarheid van hun transportactiviteiten tot gevolg. Hierdoor kunnen bedrijven intelligente keuzes maken op het gebied van supply chain-planning, routeoptimalisatie en transportkostenonderhandelingen op basis van accurate data.
Met FBAP kan uw bedrijf het rendement op logistieke uitgaven maximaliseren door middel van financiële controles en analytische rapportages. Tools voor de controle en rapportage van betalingen zorgen voor meer data-integriteit en ondersteunen de besluitvorming ten aanzien van de supply chain.
FBAP automatiseert het goedkeuringsproces van vrachtfacturen van transporteurs, en identificeert discrepanties tussen de voorziene vrachtkosten en de daadwerkelijke kosten op de transportfactuur. Hierdoor kan uw organisatie voorkomen dat er te veel wordt betaald en tegelijkertijd de transportprestaties verbeteren, het aantal fouten terugbrengen en de arbeidskosten aanzienlijk verlagen.
