De definitie van Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP staat voor Enterprise Resource Planning en verwijst naar software en systemen die worden gebruikt om alle belangrijke processen binnen een organisatie te plannen en beheren, zoals supply chains, productie, services, en financiële en andere processen. Enterprise Resource Planning-software kan worden gebruikt om afzonderlijke activiteiten binnen een bedrijf of organisatie te automatiseren en vereenvoudigen, zoals boekhouding en inkoop, projectbeheer, beheer van klantenrelaties (CRM), risicobeheer, naleving en supply chain-activiteiten.
Afzonderlijke ERP-toepassingen kunnen Software as a Service (SaaS) bieden. Een compleet pakket met ERP-oplossingen kan worden gebruikt om effectief te communiceren, bedrijfsprocessen te koppelen en een gegevensstroom tussen de toepassingen te realiseren. Dit wordt doorgaans bereikt via algemene databases op locatie, bij de klant of in de cloud.
ERP verbindt alle aspecten binnen een organisatie met elkaar. Prestaties en projectbeheer verlopen vlotter met een ERP-softwaresysteem en het wordt eenvoudiger om de financiële situatie en bedrijfsprocessen te plannen, budgetteren, voorspellen en nauwkeurig in kaart te brengen.
What is an ERP System?
Individual ERP applications can offer software as a service (SaaS), while a complete suite of ERP applications forms an ERP system that can be used to effectively communicate and bring together a variety of business processes. ERP systems enable a flow of data between individual applications, typically through common databases either on-site/on-premise or in the cloud.
ERPs connect every aspect of an enterprise. An ERP software system allows for better performance and project management that helps plan, budget, predict and accurately report on an organization’s financial health and processes. ERP systems have become essential for businesses small, medium, and large across many industries.
De geschiedenis van ERP in het kort
De term 'ERP' werd voor het eerst gebruikt in 1990 door de Gartner Group. Enterprise Resource Planning-software en -systemen worden echter al meer dan 100 jaar gebruikt in de productiebranche en blijven zich aan de veranderende en groeiende markt aanpassen.
ERP geschiedenis/tijdlijn:
- 1913: De Amerikaanse productie-ingenieur Ford Whitman Harris ontwikkelde het model 'Economic Order Quantity' (EOQ), een papieren productiesysteem voor productieplanning.
-
1964: Black & Decker, fabrikant van gereedschap, implementeerde de eerste MRP-oplossing (Material Requirements Planning) waarbij EOQ gecombineerd werd met een centrale computer.
-
1970-1980: Computertechnologieën evolueerden en er werd software ingezet om naast productie ook andere zakelijke activiteiten af te handelen, zoals financiën, personeelsgegevens en klantrelatiebeheer (CRM).
-
1983: MRP II werd ontwikkeld en omvatte 'modules' en belangrijke productiecomponenten. Productietaken werden samengebracht in één gemeenschappelijk gegevenssysteem.
-
1990-2000: Gartner Group bedenkt de term 'ERP' om zich te onderscheiden van systemen die uitsluitend op ERP zijn gericht. ERP-systemen werden uitgebreid om ook Business Intelligence (BI) te omvatten en andere functies zoals Sales Force Automation (SFA), automatisering van marketingcampagnes en eCommerce.
-
2000-2005: ERP-softwareontwikkelaars creëren 'Internet Enabled'-producten en bieden cloudgebaseerde ERP-softwareoplossingen als alternatief voor conventionele interne client-servermodellen.
- Vandaag: Software-as-a-Service (SaaS) en Anything-as-a-Service (XaaS) bieden nu nieuwe leveringsmodellen voor ERP. Cloud ERP-oplossingen zijn extern en online toegankelijk en bieden mobiele oplossingen, beveiliging en integratie met veranderende industrieën en slimme technologieën. Zoals integratie met het Internet of Things (IoT), Internet of Everything (IoE) en zelfs sociale media. Intelligente, uitgebreide oplossingen om alle sectoren van dienst te zijn.
Hoe werkt een ERP-systeem?
Het voornaamste doel van een ERP-systeem is het vergroten van de efficiëntie in een bedrijf door het gebruik van bedrijfsmiddelen te beheren en verbeteren. Het aantal benodigde hulpmiddelen kan worden vergroot of beperkt zonder dat dit ten koste gaat van kwaliteit en prestaties. Zo kan de groei en winstgevendheid van een bedrijf op effectieve wijze worden verbeterd.
ERP-systemen hebben vaak betrekking op alle bedrijfsactiviteiten en bieden doorgaans:
- Een geïntegreerd systeem
- Algemene database
- Realtime activiteiten
- Ondersteuning voor alle toepassingen/onderdelen
- Algemene gebruikersinterface voor toepassingen/onderdelen
- Intern, cloudgebaseerd of implementatie van SaaS-oplossingen
ERP-software biedt de mogelijkheid om cijfers van diverse afdelingen te verzamelen en te vergelijken. De uiteenlopende rapporten worden gegenereerd op basis van functieniveau of specifieke gebruiksvoorkeuren. Door gegevens te verzamelen, wordt opzoeken en rapporteren veel eenvoudiger. U beschikt bovendien over een compleet overzicht van zakelijke prestaties en u krijgt inzicht in de wijze waarop middelen worden ingezet.
ERP synchroniseert rapportage en automatisering door afzonderlijke databases en spreadsheets, die handmatig worden samengevoegd om rapporten te genereren, overbodig te maken. Er ontstaan waardevolle inzichten als het verzamelen van gegevens en het genereren van rapporten wordt gecombineerd. Bijvoorbeeld over het beperken van kosten en het stroomlijnen van processen. U kunt op basis van de juiste informatie in realtime zakelijke beslissingen nemen.
Soorten ERP-systemen en implementatiemogelijkheden ERP-software
Enterprise Resource Planning-software is een bedrijfsapplicatie (Enterprise Application) die is ontwikkeld om de softwarevereisten van een organisatie na te komen en zakelijke prestaties te verbeteren. Er zijn tegenwoordig diverse ERP-systemen op de markt. De uiteenlopende opties zijn afhankelijk van de door een organisatie gewenste grootte, functies en vereisten. De diverse soorten ERP-systemen verwijzen over het algemeen naar de implementatiemogelijkheden en omvatten cloud ERP, On-Premise ERP en Hybrid ERP (cloudgebaseerde en interne systemen).
ERP-systemen worden op uiteenlopende manieren geïmplementeerd en worden doorgaans afgestemd op de diverse aspecten en vereisten binnen een bedrijf.
Big Business ERP versus Small Business ERP
De term 'Big Business ERP' (ERP voor grote ondernemingen) verwees voorheen naar grote organisaties die dikwijls voor interne ERP-oplossingen kozen. Bedrijven die beschikten over een overvloed aan inzetbare IT-middelen en andere mogelijkheden om hun softwareoplossingen te analyseren, aan te passen, upgraden en implementeren.
'Small Business ERP' of 'SME' (kleine en middelgrote ondernemingen) verwees naar ERP-software met bedrijfsbeheerapplicaties die doorgaans werden ontwikkeld om aan specifieke behoeften van kleine tot middelgrote ondernemingen te voldoen.
Deze termen worden tegenwoordig steeds minder vaak gebruikt, omdat de grootte van het bedrijf niet ter zake doet. Een ERP-systeem moet voldoen aan actuele en toekomstige zakelijke vereisten, ongeacht hoe groot het bedrijf is. Een ERP-systeem moet geen kostbare aanpassingen vereisen, snel aanpasbaar zijn, gereed zijn voor toekomstige technologieën en voldoen aan andere voorwaarden.
Soorten ERP-systemen: Cloud versus On-Premise versus Hybrid
Er zijn drie belangrijke soorten ERP-systemen die werken met verschillende implementatiemodellen. De meest gangbare ERP-systemen zijn: Cloud ERP, On-Premise ERP en Hybrid ERP.
- On-Premise ERP'-software wordt intern geïmplementeerd in een fysieke ruimte in de eigen computers en servers van een onderneming. Het complete systeem is na implementatie volledig in eigendom en in beheer bij het bedrijf.
- 'Cloud ERP'-software is een online oplossing (ook wel bekend als Software as a Service of SaaS) welke door bedrijven kan worden gebruikt om gegevens te openen en op te slaan op elk gewenst apparaat met een internetverbinding. Levering van deze software verloopt meestal via een abonnement. De softwareprovider biedt doorlopende ondersteuning, updates, training en flexibele aanpassingen.
- 'Hybrid ERP'-software is een combinatie van cloudgebaseerde en interne ERP-oplossingen. De aangeboden beheer- en implementatieservices verschillen per provider. ERP-gebruikers kunnen deze flexibele modellen gebruiken om te wisselen tussen leveringsmodellen of voordelen te integreren die de bestaande implementatie niet biedt.
De diverse implementatiemodellen verschillen per ERP-leverancier. De 'hybride' of gecombineerde implementatie biedt doorgaans een combinatie van beheer- en implementatieservices. ERP-gebruikers kunnen deze flexibele modellen benutten om te migreren tussen leveringsmodellen of voordelen te integreren die de bestaande implementatie niet biedt.
In welke branches kan ERP worden ingezet?
ERP-software kan in elke branche worden benut om bedrijven efficiënter te maken. Het is een effectief communicatiemiddel om informatie tussen interne en externe partijen te beheren, dagelijkse activiteiten bij projectbeheer te ondersteunen, naleving van richtlijnen te controleren en algemene zakelijke uitdagingen het hoofd te bieden.
ERP heeft een productieachtergrond en er zijn krachtige ERP-systemen die specifiek zijn afgestemd op de verschillende productiebranches. ERP-systemen zijn bijzonder divers en zijn belangrijk voor uiteenlopende branches, inclusief maar niet beperkt tot:
- Productie
-
Industriële Machines en Onderdelen
-
Bouw en Renovatie
-
Elektronica en Technologie
-
Automotive
-
Ruimtevaart en Defensie
-
Gezondheidszorg, Farmaceutische Bedrijven en Life Sciences
-
Agribusiness, Veehouderij en Landbouw
-
Levensmiddelen
-
Gezondheidszorg en Horeca
-
Kleding, Consumentenproducten en Retail
ERP-systemen bieden nu ook ondersteuning voor andere toepassingen en 'ERP-modules' die dagelijkse zakelijke activiteiten ondersteunen. Deze algemene activiteiten worden in veel ERP-systemen ingedeeld in ERP-modules, inclusief maar niet beperkt tot:
- Financiële Verantwoording
- Beheer Boekhouding
- Personeelszaken
- Productie
- Orderverwerking
- Supply chain-beheer
- Projectbeheer
- Customer Relationship Management (CRM)
- Datadiensten
What Industries Can ERP Be Used For?
ERP software can be used in any industry to help a business become more efficient. It provides an effective communication tool that can manage information between internal and external departments, assist with daily activities to manage projects, track adherence to guidelines, and handle day-to-day intricacies that come with running a business.
Because the roots of enterprise planning software are closely associated with manufacturing, there are robust manufacturing ERP solutions that cater to a variety of specific industries. ERP software systems are very diverse and are key parts of many industries, including but not limited to:
- Manufacturing
-
Industrial Machinery and Components
-
Construction and Home Improvement
-
Electronics and Technology
-
Automotive
-
Aerospace and Defense
-
Healthcare, Pharmaceutical and Life Sciences
-
Agribusiness, Farming and Agriculture
-
Food and Beverage
-
Healthcare and Hospitality
-
Clothing, Consumer Goods and Retail
Over time, ERP systems have grown to include support for other applications and “ERP modules" that support day-to-day business function. In many ERP systems, these common functional areas are grouped into ERP modules, including but not limited to:
- Financial Accounting
- Management Accounting
- Human Resources
- Manufacturing
- Order Processing
- Supply Chain Management
- Project Management
- Customer Relationship Management (CRM)
- Data Services
Wanneer heeft uw bedrijf ERP nodig?
Bij de ontwikkeling van een bedrijf wordt doorgaans aandacht besteed aan groeimogelijkheden op de korte en lange termijn en aan het analyseren van potentiële zakelijke uitdagingen. Bepaal of een ERP-systeem mogelijk lucratief is voor uw bedrijf door systemen en processen regelmatig te analyseren.
Een ERP-oplossing kan een goede keuze zijn als bestaande bedrijfssystemen en -processen:
- Niet langer functioneren of inefficiënt functioneren (beperkingen/bottlenecks)
-
Geen ondersteuning meer bieden aan de groei van een bedrijf
-
Niet voldoen aan bestaande veiligheidsvereisten om risico's te beperken
Het identificeren van defecte processen is belangrijk om te kunnen groeien en zaken te kunnen verbeteren. Dit zijn enkele tekenen die erop kunnen wijzen dat een proces de groei van een bedrijf niet langer ondersteunt:
- Sterk afhankelijk van het gebruik van afzonderlijke databases/spreadsheets/programma's die handmatige processen voor gegevensbeheer vereisen en die vaak niet zijn gesynchroniseerd
-
Gegevens en analyses zijn lastig te openen en/of zijn niet langer actueel
-
Dagelijkse processen zijn gecompliceerd of tijdrovend, zoals het bijhouden van een papieren boekhouding, financiële rapportages, enz.
-
Verkoop- en klantervaringen worden nadelig beïnvloed door onjuiste of onvolledige gegevens en resulteren in een slechte reputatie op het gebied van betrouwbaarheid en serviceverlening
-
Inefficiënte/complexe/gecompliceerde IT-processen. Huidige systemen zijn slecht schaalbaar, zijn gefragmenteerd en oplossingen zijn verouderd
-
IT moet verouderde systemen herstellen/repareren om de groei bij te houden
-
Geen ondersteuning voor nieuwe en geavanceerde technologieën zoals IoT, Artificial Intelligence, enz.
Nadat bepaald is welke processen niet functioneren, kunnen bedrijven vervolgstappen nemen om zakelijke uitdagingen het hoofd te bieden en de groei van het bedrijf te stimuleren.
Hoe kan ERP helpen om een bedrijf te verbeteren en groei te stimuleren?
ERP-systemen helpen bedrijven van elk formaat met uitdagingen, van kleine tot hele grote ondernemingen. Bestaande bedrijfsvoering voldoet wellicht niet meer aan de toenemende vraag en er zijn efficiëntere tools nodig, zoals ERP, om zakelijke systemen en hulpmiddelen effectief te beheren.
ERP-softwaresystemen bieden talloze voordelen om het welzijn en de groei van een bedrijf te verbeteren.
De voordelen en zakelijke waarde van ERP
- Kostenbesparend en verbeterde, ROI-efficiëntie. Verbeter productiviteit en efficiëntie dankzij de integratie- en automatiseringsvoordelen die ERP-software biedt.
- Verbeter zakelijke inzichten. Verbeter besluitvorming dankzij één enkele geïntegreerde versie van de feiten en realtime gegevens.
- Beheer het naleven van regelgeving. Beheer en controleer het naleven van voorschriften en stel meldingen in bij niet-naleving.
- Beperk en verklein risico's. Automatiseer belangrijke bedrijfsactiviteiten, handmatige taken en rapportages. Verminder het aantal menselijke fouten, zodat er tijd en middelen worden vrijgemaakt.
- Verbeter de samenwerking. Doorbreek communicatiebarrières en werk doelmatiger en gestructureerd samen.
Verbeter de betrouwbaarheid van supply chain en distributienetwerk. Gebruik vraaggestuurde MRP om vraag en aanbod te voorspellen en te anticiperen op veranderingen in orders en de supply chain. - Schaalbaarheid. Consistente infrastructuur, zodat activiteiten soepel verlopen en met het bedrijf meegroeien
- Optimaliseer klant- en partnerbeheer, service, klantrelatiebeheer en partner- en leveranciersbeheer met inzichten uit naadloos gedeelde informatie
Een ERP-systeem kiezen
De keuze en implementatie van een ERP-systeem kan een lastige taak zijn als de keuze in software-oplossingen te groot is. Het is bij het kiezen van een ERP-systeem belangrijk dat de software voldoet aan de behoeften en doelen van uw bedrijf en dat de juiste ondersteuning wordt geboden om het ERP-systeem te implementeren.
Gebruik deze beknopte checklist bij het vergelijken van ERP-systemen en vereenvoudig uw keuze.
Checklist bij het kiezen van een ERP-systeem
Voldoet de ERP-software/-leverancier aan het volgende:
- Voldoet aan uw systeemvereisten
- Voldoet aan of is afgestemd op bedrijfsdoelstellingen
- Compatibel met huidige bestaande systemen
- Er is een partnernetwerk/mogelijkheid beschikbaar om lokaal ondersteuning te bieden
- Er worden training- of ondersteuningsmogelijkheden geboden
- Er zijn referenties of aanbevelingen van klanten
- Blijft zich verbeteren en ontwikkelen om nieuwe technologieën te benutten en uitdagingen aan te gaan
Hebt u het aantal ERP-opties beperkt tot oplossingen die compatibel zijn met uw bestaande systemen en doelen? Dan kunt u de keuze verder vereenvoudigen door te bekijken welke doorslaggevende voordelen en kenmerken die oplossingen opleveren voor uw organisatie. Deze doorslaggevende factoren leveren het benodigde inzicht en de ondersteuning op om het draagvlak in de organisatie te vergroten en de ERP-implementatie te bespoedigen.
What is ERP Implementation?
The process of transitioning to a new ERP system varies by project and requires planning and strategizing to best fit the needs of your company. Choosing the right ERP implementation strategy is key to finding success with your new system. Implementation is an important part of any ERP project. The time and financial investment involved depends on several factors, including deployment model, system complexity, implementation strategy, company sizes and the resources dedicated to the project. Done poorly, an implementation project can eat up valuable resources. Done well, an ERP integration can set your company up for an exciting new level of success. Learn more about the steps of a successful ERP implementation below.
ERP Implementation Steps
At each step in QAD’s scalable ERP system integration process, teams should review all milestones, deliverables, and commitments and report on progress. Our strategy, called Effective On-Boarding (EOB), makes the ERP system implementation fast and easy. This EOB strategy includes the following steps.
-
Plan
During the planning phase, we engage stakeholder groups and form the project team, which will draft a plan with milestones, deliverables, as well as vendor, customer and partner resources. Governance structures such as the Steering Committee and relevant processes around change control, risk, and issue management are agreed upon and set up during this stage as well.
-
Design
Next, we hold business process workshops using built-in process maps designed around major manufacturing industry best practices. During this time, we review how closely the customer enterprise follows these industry standard processes and fill any necessary gaps, which may involve alternative process configurations or designing extensions.
We also gather customer-specific requirements for subsidiary services, such as interfacing, EDI, eInvoicing, etc. and complete the technical work to include those subsidiary services.
At the end of these workshops, we have an agreed-upon functional scope at the process-step and work-instruction level. We then configure our software with those process steps and amend the detailed work instructions accordingly to meet a customer’s specific requirements. Domain and data workshops also occur to identify data structures, cleansing and migration issues. Static data is also loaded into the system.
-
Test
QAD conducts two conference room pilots (CRPs) as well as user acceptance testing (UAT). At each testing step, errors are addressed and should become fewer with each test. The first set of CRPs usually take three to four weeks, with less time needed each round.
-
Deploy
Once UAT is complete, the team plans for the data cut-over and go-live. We draft a detailed plan for when to stop the old system and start the new to minimize any disruption. During go-live, we institute a period of highly focused customer care and support. After this hyper-care period is over and the system is fully handed over to the customer, we conduct an extensive post-project review to ultimately ensure the benefits to the customer have been realized.
ERP Implementation Strategies
There are multiple strategies for a successful ERP system implementation, each with advantages and disadvantages. Here are a few of the most common strategies to consider.
-
Single-Step Method
When using the single-step method, all users move to the new system at once. ERP benefits occur more quickly, but there is a greater risk of errors that can be harder to smooth out later in the process.
With the single-step ERP implementation strategy, you can quickly reap its benefits, such as increased productivity, improved insights, and lower operating costs. This ERP implementation strategy is ideal for users who have strict time constraints and need to complete configuration, testing and training by the projected go-live date.
-
Phased Rollout
In a phased rollout, the deployment of features, tools, and components is carried out over a period of weeks to months. This more measured approach allows for glitches to be caught and addressed more smoothly, but it does take more time to see ERP benefits, and there may be additional costs to maintain two systems at the same time.
Phased rollouts are a safe and effective ERP implementation method. Phased rollouts give organizations more time to learn core functions first and expand from there. This ERP implementation option helps give organizations peace of mind as they iron out any kinks and migrate away from their previous systems.
-
Parallel Rollout
A parallel rollout involves using a legacy system in parallel with the new system for an extended time. Parallel rollouts are typically the least risky way to implement an ERP system because it enables users to revert to a legacy system in the event of any roadblocks. This implementation method ensures that users always have access to vital functions regardless of any problems that occur.
While there is less risk involved given the legacy system is still in operation as a backup, it can be an expensive and time-consuming approach to run two systems.
-
Hybrid Approach
This approach draws from all of the above. A company may choose to do a single-step rollout of one system module but perform a more phased or parallel approach with other more complex or high-stake modules. This ERP implementation approach enables organizations to save time and money on transitioning certain functions while safeguarding vital modules that may require additional troubleshooting.
-
Engage
In this step, we meet with the customer to understand requirements, define the scope of work, set expectations, and identify timing, costs and resources. We then commit to a signed statement of work which acts as the foundation of the project.