Was ist ERP und warum wird es im Unternehmen eingesetzt?

Definition von Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP steht für Enterprise Resource Planning und bezieht sich auf Software und Systeme, die für die Planung und die Verwaltung aller Kernprozesse einer Organisation in den Bereichen Lieferkette, Fertigung, Dienstleistungen, Finanzen und anderen Prozessen eingesetzt werden. Enterprise-Resource-Planning-Software kann zur Automatisierung und Vereinfachung einzelner Aktivitäten in einem Unternehmen oder einer Organisation eingesetzt werden, z.B. in den Bereichen Buchhaltung und Beschaffung, Projektmanagement, Kundenbeziehungsmanagement, Risikomanagement, Compliance und Supply Chain Management.

Einzelne ERP-Anwendungen können als Software as a Service (SaaS) angeboten werden, während eine komplette Suite von ERP-Anwendungen ein ERP-System bildet, das zur effektiven Kommunikation und Zusammenführung von Geschäftsprozessen genutzt werden kann. So wird ein Datenfluss zwischen den Anwendungen möglich, in der Regel über gemeinsame Datenbanken entweder lokal am Standort oder in der Cloud.

ERPs verbinden jeden Aspekt eines Unternehmens. Ein ERP-Softwaresystem ermöglicht ein besseres Performance- und Projektmanagement, das die Planung, Budgetierung, Vorhersage und präzise Berichterstattung über den finanziellen Zustand und die Prozesse eines Unternehmens unterstützt.

What is an ERP System?

Individual ERP applications can offer software as a service (SaaS), while a complete suite of ERP applications forms an ERP system that can be used to effectively communicate and bring together a variety of business processes. ERP systems enable a flow of data between individual applications, typically through common databases either on-site/on-premise or in the cloud.

ERPs connect every aspect of an enterprise. An ERP software system allows for better performance and project management that helps plan, budget, predict and accurately report on an organization’s financial health and processes. ERP systems have become essential for businesses small, medium, and large across many industries.
 

Ein kurzer Geschichtsüberblick zu ERP

Der Begriff "ERP" wurde erstmals in den 1990er Jahren von der Gartner Group verwendet, aber Enterprise-Resource-Planning-Software und -Systeme werden in der Fertigungsindustrie schon seit über 100 Jahren eingesetzt und entwickeln sich mit den sich ändernden und wachsenden Anforderungen der Branche ständig weiter.

ERP-Geschichte/Zeitleiste:

• 1913: Ein Ingenieur namens Ford Whitman Harris entwickelt das Economic-Order-Quantity-(EOQ)-Modell, ein papierbasiertes Fabrikationssystem für die Produktionsplanung.

• 1964: Der Werkzeughersteller Black and Decker führt die erste MRP-Lösung (Material Requirements Planning) ein, die EOQ mit einem Großrechner kombiniert

• 1970er-1980er Jahre: Die Computertechnologien entwickeln sich weiter, und Konzeptsoftware übernimmt Geschäftsaktivitäten außerhalb der Fertigung, darunter Finanzen, Personaldaten und Kundenbeziehungsmanagement (CRM).

• 1983: MRP II wird entwickelt. Es enthält "Module" und Kernkomponenten der Fertigung. Fertigungsaufgaben werden in ein gemeinsames System mit gemeinsamen Daten integriert.

• 1990er-2000ser Jahre: Die Gartner Group prägt den Begriff "ERP", um sich von reinen MRP-Systemen abzugrenzen. ERP-Systeme werden um Business Intelligence und andere Funktionalitäten wie Vertriebsautomatisierung (SFA), Marketingautomatisierung und eCommerce erweitert.

• 2000-2005: Cloud-basierte ERP-Softwarelösungen kommen auf den Markt, als ERP-Softwarehersteller "Internetfähige" Produkte entwickeln, die eine Alternative zu den traditionellen Client-Server-Modellen vor Ort darstellen. 

• Heute: Software-as-a-Service (SaaS) und Anything-as-a-Service (XaaS) bieten neue Bereitstellungsmodelle für ERP. Der webbasierte Fernzugriff für Cloud-ERP-Lösungen unterstützt mobile Anwendungen, bietet Sicherheit und die Integration intelligenter Technologien. Dazu gehört auch die Vernetzung mit dem Internet der Dinge (IoT), dem Internet of Everything (IoE) und sogar sozialen Medien, um für alle Industriesegmente ganzheitliche Lösungen zu schaffen.

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Wie funktioniert ein ERP-System?

Der Hauptzweck eines ERP-Systems ist die Steigerung der organisatorischen Effizienz eines Unternehmens durch effektives Management und die Verbesserung der Ressourcennutzung. Die optimierte Nutzung der Ressourcen ohne Einbußen bei Qualität und Leistung sind der Schlüssel zu mehr Wachstum und Rentabilität.

ERP-Systeme decken in der Regel alle Aspekte des Geschäftsbetriebs ab und bieten dazu eine Reihe von Funktionen:

• Ein integriertes System
• Gemeinsame Datenbank
• Betrieb in Echtzeit
• Unterstützung aller Anwendungen/Komponenten
• Gemeinsame Benutzeroberfläche für alle Anwendungen/Komponenten
• Einsatz vor Ort, in der Cloud oder als SaaS

ERP-Software bietet die Möglichkeit, Kennzahlen bereichsübergreifend zu erfassen und zu vergleichen und eine Reihe verschiedener Berichte auf der Grundlage von Rollen oder spezifischen Benutzerpräferenzen zu erstellen. Die gesammelten Daten machen das Auffinden von Daten und die Erstellung von Reportings schneller. So entsteht ein umfassender Überblick zur Unternehmensleistung und dem entsprechenden Ressourcenverbrauch.

ERP synchronisiert Reporting und Automatisierung, indem es darauf verzichtet, separate Datenbanken und Tabellenkalkulationen zu pflegen, die manuell zusammengeführt werden müssten. Die kombinierte Datenerfassung und Berichterstattung bietet wertvolle Einblicke, wo Kosten gesenkt und Prozesse verschlankt werden können, und liefert die notwendigen Informationen, um Geschäftsentscheidungen in Echtzeit zu treffen.

Arten von ERP-Systemen und ERP-Software-Implementierungsoptionen

Eine Enterprise-Resource-Planning-Software wird als eine Art „Unternehmensanwendung“ betrachtet, das heißt als eine Software, die entwickelt wurde, um die Anforderungen an das Management einer Organisation zu erfüllen und die Unternehmensleistung zu verbessern. Es gibt heute zahlreiche ERP-Systeme, die je nach Größe, Funktion und Bedarf eines Unternehmens sehr unterschiedlich sind. Mit ERP-Systemtypen sind im Allgemeinen die Bereitstellungsoptionen gemeint, die von Cloud ERP, über On-Premise-ERP bis zu Hybrid-ERP reichen (einige Systeme sind in der Cloud, weitere lokal am Standort installiert).

Jedes ERP-Lösungssystem ist darauf zugeschnitten, verschiedene Bereiche eines Unternehmens zu unterstützen, die geschäftlichen Anforderungen eines Unternehmens zu erfüllen und unterschiedliche Bereitstellungsmethoden zu verwenden.

Big Business ERP vs. Small Business ERP

In der Vergangenheit richtete sich der Begriff "Big Business ERP" an große Unternehmen, die häufig Onsite-/On-Premise-ERP-Lösungen vor Ort in Ihren Standorten einsetzten. Diesen stand in der Regel eine Fülle von Ressourcen zur Verfügung, die sie für die Analyse, Anpassung, Aktualisierung und Bereitstellung ihrer Softwarelösungen einsetzen konnten.

Der Begriff "Small Business ERP" oder "SME (small and medium-sized enterprise) ERP" bezog sich allgemein auf ERP-Software-Systeme mit betriebswirtschaftlichen Anwendungen, die typischerweise für die spezifischen Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen entwickelt wurden.

Heutzutage sind diese Bezeichnungen nicht mehr gebräuchlich, da der wichtigste Faktor nicht die Unternehmensgröße ist, sondern die Frage, ob das ERP-System die aktuellen und zukünftigen Geschäftsanforderungen effektiv erfüllt – unabhängig von der Größe des Unternehmens. Es ist zwingend erforderlich, dass sich Unternehmen für ERP-Systeme entscheiden, die nicht kostenaufwändig individualisiert werden müssen, dabei aber flexibel genug sind, sich dem schnellen Tempo des geschäftlichen Wandels anzupassen, zukünftige Technologien zu berücksichtigen und weitere identifizierte Anforderungen zu erfüllen.

Arten von ERP-Systemen: Cloud vs. On-Premise vs. Hybrid

Es gibt drei Haupttypen von ERP-Systemen, die mit unterschiedlichen Bereitstellungsmodellen funktionieren. Zu den gängigsten Arten von ERP-Systemen gehören Cloud-ERP, On-Premise-ERP und Hybrid-ERP.

• On-Premise-ERP-Software wird vor Ort implementiert und in den physischen Büroräumen eines Unternehmens betrieben. Sie wird auf den unternehmenseigenen Computern und Servern gehostet, um die volle Kontrolle, den Support und das Eigentum am gesamten System zu gewährleisten, sobald es implementiert ist.
• Bei cloudbasierter ERP-Software  handelt es sich um eine webbasierte Lösung, die als Software as a Service (SaaS) bezeichnet wird. Das Unternehmen kann von jedem beliebigen Gerät mit einem Internetanschluss auf die Daten zugreifen und diese verarbeiten oder speichern, in der Regel durch den Erwerb eines Abonnements. Kontinuierlicher Support, Updates, Schulungen und flexible Anpassungen werden vom Softwareanbieter unterstützt.
• “Hybride” ERP-Software  bezieht sich auf eine kombinierte Implementierung von Cloud-basierten mit vor Ort installierten ERP-Systemlösungen. Die Kombination aus Hosting- und Implementierungsdiensten variiert je nach Anbieter. Diese Modelle bieten ERP-Benutzern die Flexibilität, zwischen verschiedenen Bereitstellungsmodellen zu wechseln oder Vorteile zu integrieren, die bei nur einer Implementierungsart nicht verfügbar wären.

Verschiedene ERP-Anbieter bieten unterschiedliche Bereitstellungsmodelle an. Kombinationen von Optionen, die oft als "hybride" Bereitstellung bezeichnet werden, können eine Kombination aus Hosting- und Bereitstellungsdiensten bieten. Diese Modelle bieten ERP-Benutzern die Möglichkeit, flexibel zwischen verschiedenen Bereitstellungsmodellen zu wechseln oder Vorteile zu integrieren, die bei der bestehenden Implementierung nicht verfügbar waren.

Für welche Branchen kann ERP eingesetzt werden?

ERP-Software kann in jeder Branche eingesetzt werden, um die Effizienz eines Unternehmens zu steigern. Als effektives Kommunikationswerkzeug steuert sie den Informationsfluss zwischen internen und externen Bereichen. Sie hilft, Aktivitäten und Projekte zu managen, die Einhaltung von Richtlinien zu überwachen und die alltäglichen Herausforderungen zu bewältigen, die mit der Führung eines Unternehmens einhergehen.

Da ERP seine Wurzeln in der Fertigung hat, gibt es starke  branchenspezifische ERP-Systeme, die auf die unterschiedlichen Fertigungsindustrien und deren Kernsegmente zugeschnitten sind. ERP-Softwaresysteme sind sehr vielfältig und spielen in vielen Branchen eine wichtige Rolle, unter anderem in folgenden:

• Produzierende Industrie

• Industrieanlagen und Komponenten

• Baugewerbe und Heimwerkerbedarf

• Elektronik und Technologie

• Automobilindustrie

• Luft- und Raumfahrt, Verteidigung

• Gesundheitswesen, Pharmazie und Life Science

• Agribusiness, Land- und Agrarwirtschaft

• Nahrungsmittel

• Gesundheitswesen und Gastgewerbe

• Bekleidung, Konsumgüter und Einzelhandel

Im Laufe der Zeit haben sich ERP-Systeme weiterentwickelt und unterstützen nun auch andere Anwendungen und "ERP-Module", die die täglichen Geschäftsabläufe unterstützen. In vielen ERP-Systemen sind diese gemeinsamen Funktionsbereiche in ERP-Modulen gruppiert, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

• Finanzmanagement
• Buchhaltungsmanagement
• Personalwesen
• Fertigung
• Auftragsabwicklung
• Supply Chain Management
• Projektmanagement
• Customer-Relationship-Management (CRM)
• Datendienste

Wann braucht Ihr Unternehmen ein ERP?

Die Geschäftsentwicklung konzentriert sich häufig auf Ziele, die das kurz- und langfristige Wachstum eines Unternehmens bestimmen, sowie auf das Management potenzieller geschäftlicher Herausforderungen. Die regelmäßige Analyse von Systemen und Prozessen hilft zu erkennen, wann ein Unternehmen ein ERP-System integrieren muss.

Eine ERP-Lösung sollte in Betracht gezogen werden, wenn bestehende Geschäftssysteme und -prozesse folgendermaßen betroffen sind:

• nicht mehr funktionieren oder ineffizient arbeiten (Drosselung/Bottlenecking)

• das Wachstum des Unternehmens nicht mehr unterstützen

• aktuelle Sicherheitsanforderungen zur Risikominimierung nicht (mehr) erfüllen

Die Identifikation fehlerhafter Prozesse und deren Verbesserung sind wichtig für das Wachstum. Hier sind einige Beispiele, die darauf hindeuten, dass ein Prozess das Unternehmenswachstum nicht mehr unterstützt:

• Verwendung oder Abhängigkeit von separaten Datenbanken/Tabellen/Programmen, die manuelle Prozesse für die Datenverwaltung erfordern und regelmäßig nicht mehr synchronisiert werden

• Informationen und Analysen sind schwer zugänglich und/oder veraltet

• Alltägliche Prozesse sind schwierig oder übermäßig zeitaufwändig, wie zum Beispiel papierbasierte Buchhaltung, Finanzberichte usw.

• Vertrieb und Kundenerfahrung leiden unter ungenauen oder unvollständigen Daten, was zu einem Reputationsverlust in Bezug auf Zuverlässigkeit oder Servicequalität führt

• Ineffiziente/komplexe/komplizierte IT-Prozesse. Die derzeitigen Systeme sind schlecht skalierbar, fragmentiert und veraltet.

• Die IT verbringt viel Zeit mit Wartung und Patching von Altsystemen, um mit dem Wachstum Schritt zu halten.

• Unterstützt keine neuen und fortschrittlichen Technologien wie IoT, künstliche Intelligenz usw.

Sobald fehlerhafte Prozesse identifiziert sind, können Unternehmen mit der Entscheidung für eine passende ERP-Lösung die Voraussetzungen für ein schnelleres und profitableres Unternehmenswachstum schaffen.

Ist Ihr Unternehmen ein adaptives Fertigungsunternehmen?

Wie kann ERP zur Verbesserung und zum Wachstum eines Unternehmens beitragen?

ERP-Systeme werden eingesetzt, um Unternehmen jeder Größe bei der Bewältigung von Herausforderungen zu unterstützen - vom Kleinbetrieb bis zum Großunternehmen. Frühere Geschäftspraktiken können möglicherweise nicht mehr mit der wachsenden Nachfrage Schritt halten und erfordern effizientere Geschäftswerkzeuge wie ERP, um die Systeme und Ressourcen eines Unternehmens effektiv zu managen.

ERP-Software-Systeme bieten viele Vorteile für den rentablen Geschäftsbetrieb und das weitere Wachstum eines Unternehmens.

Vorteile und Nutzen von ERP

• Kosteneinsparungen und verbesserte ROI-Effizienz. Gesteigerte Produktivität und Prozessqualität als Ergebnis der Integration und Automatisierung, die ERP-Software biete.
• Hohe Transparenz und Echtzeit-Datenqualität als Entscheidungsgrundlage für das Unternehmensmanagement.
• Stellen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher. Managen und überwachen Sie aktiv die Umsetzung vorgeschriebener Standards. Warnmeldungen unterstützen bei der Kontrolle.
• Vermeiden und reduzieren Sie Geschäftsrisiken. Automatisieren Sie zentrale Geschäftsabläufe, manuelle Aufgaben und das Reporting. Verringern Sie menschliche Fehler, und setzen Sie Zeit und Ressourcen Ihrer Mitarbeiter frei. 
• Verbessern Sie die Zusammenarbeit. Überwinden Sie Kommunikationsbarrieren im Teamwork und der Koordination, um die Arbeitseffizienz zu verbessern.
• Erhöhen Sie die Zuverlässigkeit in der Lieferkette und im Vertriebsnetz. Nutzen Sie die bedarfsgesteuerte Disposition, um Angebot und Nachfrage zu prognostizieren und sich auf Auftragsschwankungen und Lieferengpässe vorzubereiten.
• Skalierbarkeit. Eine konsistente Infrastruktur für optimierte Abläufe kann gemeinsam mit Ihrem Unternehmen wachsen.
• Optimieren Sie das Kunden- und Partnermanagement. Integrierte Daten aus dem Service sowie dem Kunden-, Partner- und Lieferantenmanagement bieten wertvolle Erkenntnisse für Verbesserungen im Beziehungsmanagement.

Wie man ein ERP-System auswählt

Die Auswahl und Einführung eines ERP-Systems kann bei der Vielzahl der angebotenen Softwarelösungen eine entmutigende Aufgabe sein. Bei der Auswahl eines ERP-Systems ist es wichtig, dass die Software den Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens entspricht und gleichzeitig die für die Implementierung eines ERP-Systems erforderliche Unterstützung bietet.

Im Folgenden finden Sie eine kurze Checkliste, die Sie beim ersten Vergleich verschiedener ERP-Systeme durchgehen können, um Ihre Optionen einzugrenzen.

Checklist for Selecting an ERP System

Die in Betracht gezogene ERP-Software/der in Betracht gezogene Anbieter:

• Erfüllt Ihre Systemanforderungen?
• Entspricht Ihren Unternehmenszielen?
• Ist integrierbar/kompatibel mit bestehenden Systemen?
• Bietet ein Partnernetzwerk/Angebot für lokalen Support?
• Offeriert Schulungs-/Supportoptionen?
• Hat Referenzen und Empfehlungen von Kunden?
• Implementiert kontinuierlich Verbesserungen und Weiterentwicklungen für den Einsatz neuer Technologien und zur Anpassung an neue Herausforderungen?

Sobald Sie die ERP-Lösungen eingegrenzt haben, die mit Ihren aktuellen Systemen und Zielen am besten kompatibel sind, kann es hilfreich sein, die Vorteile und Funktionalitäten der Systeme mit den wichtigsten Entscheidungsträgern in Ihrem Unternehmen zu besprechen. Verständnis und Unterstützung dieser Entscheidungsträger fördern die Akzeptanz einer ERP-Einführung im gesamten Unternehmen.

What is ERP Implementation?

The process of transitioning to a new ERP system varies by project and requires planning and strategizing to best fit the needs of your company. Choosing the right ERP implementation strategy is key to finding success with your new system. Implementation is an important part of any ERP project. The time and financial investment involved depends on several factors, including deployment model, system complexity, implementation strategy, company sizes and the resources dedicated to the project. Done poorly, an implementation project can eat up valuable resources. Done well, an ERP integration can set your company up for an exciting new level of success. Learn more about the steps of a successful ERP implementation below.

ERP Implementation Steps

At each step in QAD’s scalable ERP system integration process, teams should review all milestones, deliverables, and commitments and report on progress. Our strategy, called Effective On-Boarding (EOB), makes the ERP system implementation fast and easy. This EOB strategy includes the following steps.

• Plan

  During the planning phase, we engage stakeholder groups and form the project team, which will draft a plan with milestones, deliverables, as well as vendor, customer and partner resources. Governance structures such as the Steering Committee and relevant processes around change control, risk, and issue management are agreed upon and set up during this stage as well.

• Design

  Next, we hold business process workshops using built-in process maps designed around major manufacturing industry best practices. During this time, we review how closely the customer enterprise follows these industry standard processes and fill any necessary gaps, which may involve alternative process configurations or designing extensions.

  We also gather customer-specific requirements for subsidiary services, such as interfacing, EDI, eInvoicing, etc. and complete the technical work to include those subsidiary services.

  At the end of these workshops, we have an agreed-upon functional scope at the process-step and work-instruction level. We then configure our software with those process steps and amend the detailed work instructions accordingly to meet a customer’s specific requirements. Domain and data workshops also occur to identify data structures, cleansing and migration issues. Static data is also loaded into the system.

• Test

  QAD conducts two conference room pilots (CRPs) as well as user acceptance testing (UAT). At each testing step, errors are addressed and should become fewer with each test. The first set of CRPs usually take three to four weeks, with less time needed each round.

• Deploy

  Once UAT is complete, the team plans for the data cut-over and go-live. We draft a detailed plan for when to stop the old system and start the new to minimize any disruption. During go-live, we institute a period of highly focused customer care and support. After this hyper-care period is over and the system is fully handed over to the customer, we conduct an extensive post-project review to ultimately ensure the benefits to the customer have been realized.

ERP Implementation Strategies

There are multiple strategies for a successful ERP system implementation, each with advantages and disadvantages. Here are a few of the most common strategies to consider.

• Single-Step Method

  When using the single-step method, all users move to the new system at once. ERP benefits occur more quickly, but there is a greater risk of errors that can be harder to smooth out later in the process.

  With the single-step ERP implementation strategy, you can quickly reap its benefits, such as increased productivity, improved insights, and lower operating costs. This ERP implementation strategy is ideal for users who have strict time constraints and need to complete configuration, testing and training by the projected go-live date.

• Phased Rollout

  In a phased rollout, the deployment of features, tools, and components is carried out over a period of weeks to months. This more measured approach allows for glitches to be caught and addressed more smoothly, but it does take more time to see ERP benefits, and there may be additional costs to maintain two systems at the same time.

  Phased rollouts are a safe and effective ERP implementation method. Phased rollouts give organizations more time to learn core functions first and expand from there. This ERP implementation option helps give organizations peace of mind as they iron out any kinks and migrate away from their previous systems.

• Parallel Rollout

  A parallel rollout involves using a legacy system in parallel with the new system for an extended time. Parallel rollouts are typically the least risky way to implement an ERP system because it enables users to revert to a legacy system in the event of any roadblocks. This implementation method ensures that users always have access to vital functions regardless of any problems that occur.

  While there is less risk involved given the legacy system is still in operation as a backup, it can be an expensive and time-consuming approach to run two systems.

• Hybrid Approach

  This approach draws from all of the above. A company may choose to do a single-step rollout of one system module but perform a more phased or parallel approach with other more complex or high-stake modules. This ERP implementation approach enables organizations to save time and money on transitioning certain functions while safeguarding vital modules that may require additional troubleshooting.

• Engage

  In this step, we meet with the customer to understand requirements, define the scope of work, set expectations, and identify timing, costs and resources. We then commit to a signed statement of work which acts as the foundation of the project.

Erste Schritte zum ERP

Sie wissen nicht, wo Sie Ihre ERP-Reise beginnen (oder fortsetzen) sollen? Egal, ob es an der Zeit ist, in die Cloud zu wechseln, oder ob Sie jemanden suchen, der Ihre Geschäftsprozesse optimiert, unser globales Team von ERP-Experten ist für Sie da.