Import Management permet d’automatiser et d’exécuter les exigences réglementaires et les processus clé associés au dédouanement des marchandises importées. Ce logiciel dédié aux professionnels du commerce international propose une panoplie d’outils en plus de la visibilité et des procédures de contrôle que l’on est en droit d’attendre d’un logiciel haut de gamme de gestion des importations. Il facilite notamment l’exécution des activités d'importations, de la déclaration d’importation aux vérifications post-importation. L’apport de Import Management est considérable pour les entreprises : elles sont assurées d’être en conformité avec les réglementations et les législations commerciales complexes tout en générant des avantages concurrentiels grâce à l’élimination des coûts cachés et à la réduction de la durée de cycle des processus.
Basé sur la gestion des flux de travail, Import Management facilite le contrôle et l’exécution de l’ensemble du processus commercial. En conséquence, les équipes chargées des « échanges commerciaux internationaux » disposent d'une visibilité proactive sur les données critiques et/ou les exigences de documentation en amont de la réception des marchandises, avec à la clé la garantie du respect des délais, des coûts et/ou des exigences réglementaires.
Import Management fournit un accès au Système harmonisé de désignation et de codification des marchandises, généralement dénommé « Système harmonisé ou SH », une nomenclature internationale de tarification douanière élaborée par l'Organisation Mondiale des Douanes (OMD).
De plus, la solution de QAD permet d’accéder aux dernières informations sur les droits de douanes propres à chaque pays. Lorsque ces informations sont actualisées, Import Management répercute automatiquement les modifications dans le système. L’utilisateur est ainsi assuré que la base de données a été mise à jour (les codes obsolètes sont le cas échéant signalés par un indicateur). Import Management peut également être configuré afin d’avertir l’utilisateur de l’ajout de nouveaux codes SH.
En matière d’importation, le classement correct des marchandises importées est une étape essentielle. Le code SH obtenu est l’élément de données le plus important car il est utilisé par les douanes pour l’identification des marchandises, la détermination de l’éligibilité à des exigences spécifiques, et la facturation des taxes et droits correspondants. Un importateur qui n’applique pas le bon code (même si l’opération est externalisée à un prestataire) risque de payer des droits de douane erronés, de subir des retards dus au non-respect des exigences d’admissibilité et est passible de pénalités pour erreurs répétées.
Fiche de classement : La fiche de classement des importations est conçue pour aider votre entreprise à documenter les attributs d’un produit et toute autre information utile. Il est possible de la compléter avec d’autres supports aidant à l’élaboration d’un code SH correct (une photo, un dessin technique, une brochure produit, des décisions douanières, des certificats, etc.).
Assistance au respect des règles générales interprétatives (GRI) : Assistance aux règles générales interprétatives (GRI Wizard) est un outil indispensable qui se présente sous la forme d’une arborescence logique automatisée. Il a été conçu pour accompagner l’utilisateur dans sa consultation des règles générales interprétatives (GRI) avec In Fine la garantie d’utiliser un code SH correct. Le résultat obtenu peut être soumis à la validation d’un superviseur ou être automatiquement enregistré dans la base des produits classés pour servir de support immédiat à une importation en suspens. Toutes les informations relatives à la fiche de classement, y compris les notes et les documents qui s’y rapportent, sont archivées pour justifier des bonnes pratiques de l’entreprise en cas d’audit douanier.
Workflow de classement : S’appuyant sur la fonctionnalité standard de gestion des workflows, le système fournit une visibilité sur les principales tâches associées au classement d’un nouveau produit.
Complément indispensable de votre système d’enregistrement, Import Management s’intègre parfaitement à ce dernier pour créer une base de données complète des produits classés. À partir des attributs de chaque produit, elle est capable de signaler les données clés, les exigences en matière de documentation et de contrôle des procédures, ainsi que les codes produit.
La base de données des produits classés est un référentiel des informations produit et fournisseur. Votre organisation peut se baser sur ses informations pour identifier proactivement les marchandises soumises à des conditions d’admissibilité ou à des exigences spécifiques en matière de d’expédition, licence ou documentation. Cette base de données sert de support à un processus centralisé de stockage des opérations de conformité commerciales régionales.
Différents codes d’importation et d’exportation peuvent être affectés à des produits en fonction du pays. Les codes ad hoc sont ensuite utilisés pour tous les documents et formalités douanières se rapportant au produit concerné.
Une fois le classement d’un produit établi, un utilisateur peut effectuer une analyse comparative entre deux pays source ou plus depuis Import Management. Il pourra ainsi identifier les fournisseurs pour lesquels les droits de douane sont les plus avantageux, comme c’est le cas avec les pays en régime de franchise de droits dans le cadre d’un accord de libre-échange (ALE ou FTA en anglais).
Free Trade Agreement (FTA) fournit des outils qui vous permettent de déterminer l’origine préférentielle des marchandises parmi plus de 470 accords de libre-échange internationaux reconnus par l’Organisation mondiale du Commerce et d’identifier les documents exigés pour chaque secteur d’activité, dans le monde entier. La détermination de l’origine préférentielle est effectuée en temps réel pour chaque ordre d’expédition et crée une piste d’audit permanente des résultats obtenus ainsi que des transactions associées.
Les certificats d’origine préférentielle ont une date de validité. Pour faire face à cette situation, QAD permet de générer automatiquement des emails ciblés qui sont envoyés pour demander des certificats d’origine pour les marchandises. Des filtres vous permettent de préciser votre demande en ne demandant que des certificats d’origine pour des matières non concernées par un certificat de libre-échange. Cette fonctionnalité permet de réduire le volume des emails sortants et le temps passé à vérifier les données relatives aux matières importées.
QAD Import Management est doté d’une fonctionnalité qui vérifie le code SH sélectionné dans une base de données afin de s’assurer que l’importation n’est pas soumise à des conditions : exigences d’organismes gouvernementaux réglementaires (PGA ou Partnering Government Agency), les exigences spéciales de facturation, droits antidumping et compensateurs (ADD/CVD), droits de douane spéciaux, etc. Ces indicateurs permettent de se conformer proactivement aux exigences d’admissibilité avant l’expédition. D’autre part, des règles métier configurables par l’utilisateur peuvent déclencher des alertes de niveau supérieur et provoquer une mise en suspens de la conformité si une exigence essentielle n’est pas satisfaite.
Import Management fournit des avis d’expéditions électroniques avancés. L’utilisateur est automatiquement averti si des informations ou des documents sont incomplets. Il peut ainsi traiter proactivement les exigences d’admissibilité en suspens.
Import Management permet d’automatiser la génération des documents d’importation. La documentation est créée au format adapté et dans la langue souhaitée. Cette fonctionnalité inclut le traitement :
Des factures douanières
Des documents des organismes PGA (Partnered Government Agency)
Des formulaires pour les produits spéciaux / Des licences
Des certificats d’accord de libre-échange
La solution fournit un modèle de déclaration (ISF – Importer Security Filing) pour les entreprises qui importent des marchandises aux États-Unis par voie maritime. Le modèle prend en charge les douze éléments de données requis par les douanes américaines et devant être transmis au moins 24 heures avant le chargement à bord du navire. Avec QAD Import Management, les utilisateurs ont la possibilité de laisser à leur courtier en douane le soin de remplir la déclaration ISF et de la déposer en douane, ou de la remplir eux-même et la déposer directement aux douanes, ce qui économise les frais de service d’un courtier.
En plus du modèle ISF, Import Management permet aux utilisateurs de créer leur propre déclaration douanière. Ils peuvent ainsi effectuer un audit interne de leur pré-déclaration avant de la soumettre aux douanes (conformément aux bonnes pratiques sectorielles). Une fois l’audit de la déclaration effectué, elle peut être transmise à leur courtier en douane ou envoyée directement aux douanes par transmission directe, ce qui génère un ROI immédiat en éliminant les frais d’externalisation.
La solution est livrée avec des tableaux de bord opérationnels dont la finalité première est de soutenir « la gestion par l’exception » en fournissant un instantané des expéditions en attente, permettant ainsi aux collaborateurs de se concentrer sur celles présentant des problèmes particuliers ou pour lesquelles toutes les exigences ne sont pas remplies. Des métriques utilisateurs et des indicateurs de performance renforcent les tableaux de bord. Les responsables disposent de données complètes qui les aident à assurer la conformité commerciale et à atteindre une plus grande efficacité opérationnelle.
